Tässä osiossa läpikäydään erilaisia hyväksyntäprosesseja ja kierrätyksen eri toimintoja.
Tehtävien käsittely Visma.net Approvalissa
Kirjautumalla Visma.net Approvaliin hyväksyjät voivat käsitellä heille määrättyjä tehtäviä.
Omat tehtävät ja historia
Omat tehtävät näkymästä hyväksyjänä pääset käsittelemään sinulle osoitettuja tehtäviä.
Lisätoiminnot-valikon valinnat
Siirrä tehtävää: Siirrä tehtävästä syntyviä muistutuksia myöhemmäksi
Siirrä: Siirrä hyväksyntätehtäväsi toiselle hyväksyjälle. (Ei vaikuta hyväksyntäketjun muiden hyväksyjien tehtäviin)
Tarkasta: Käsittele sinulle osoitettu tarkastustehtävä
Lisää tarkastaja: Lisää asiakirjalle ylimääräinen tarkastaja (asiakirjaa ei voi hyväksyä ennenkuin tarkastajaksi valittu henkilö on tehnyt asiakirjalle tarkasta-toiminnon
Sähköposti: Lähetä asiakirja sähköpostitse valitulle vastaanottajalle
Lisää liite: Lisää asiakirjalle uusi liite
Poista liite: Poista lisätty liite
Seuraava tehtävä: Siirry seuraavaan tehtävään
Oma historia -näkymä
Oma historia näkymässä pääset selaamaan ja hakemaan sinulle osoitettuja aktiviisia, valmiita sekä hylättyjä tehtäviä.
Kaikki tehtävät ja laskut
Kaikki tehtävät-näkymä
Tämä näkymä näkyy vain käyttäjille joiden Approval roolina on system adminitrator.
Kaikki tehtävät -näkymästä näet kaikki tehtävät joita yrityksessäsi on käsittelyssä tai käsitelty. Tehtävät näkymässä voi sama asiakirja olla useamman kerran näkyvillä jos se on esimerkiksi siirretty toiselle hyväksyjälle tai kierrätetty useamman kerran.
Selvitettävät: Tehtävät jotka on asetettu hyväksyjälle jolta puuttuu hyväksyjän rooli. Tilanne korjataan siirtämällä tehtävä toiselle hyväksylle tai antamalla hyväksyjälle Approver-rooli Admin-näkymässä.
Erääntynyt: Tehtävä joiden määräpäivä on ylittynyt.
Aktiivinen: Tehtävät jotka odottavat hyväksyjän toimenpiteitä. Näkymässä näkyy myös erääntyneet sekä selvitettävät-tehtävät.
Tulevat: Tehtävät jotka ovat vielä tulossa ja odottavat jonkin aktiivisen tehtävän suorittamista.
Kaikki: Näkyvillä kaikki toimenpiteitä odottavat tehtävät. Kun koko asiakirjan prosessi on päättynyt poistuu asiakirja tästä näkymästä.
Laskut tiloittain-näkymä
Tämä näkymä näkyy vain käyttäjille joiden Approval roolina on system adminitrator.
Laskut tiloittain-näkymästä näet kaikki tehtävät joita yrityksessäsi on käsittelyssä tai käsitelty. Laskut on näkymässä tiloittain.
Selvitettävät: Laskut jotka on asetettu hyväksyjälle jolta puuttuu hyväksyjän rooli. Tilanne korjataan siirtämällä tehtävä toiselle hyväksylle tai antamalla hyväksyjälle Approver-rooli Admin-näkymässä.
Kierrätyksessä: Laskut joiden kierrätys on vielä kesken
Hyväksytty: Laskut jotka ovat hyväksytty-tilassa ja jotka lähetetään takaisin Visma Document Centeriin.
Hylätty: Asiakirjat jotka on hylätty ja lähetetään takaisin Visma Document Centeriin.
Peruttu: Asiakirjat joiden käsittely on peruutettu Visma Document Centerissä (ota pois kierrätyksestä -toiminto)
Kaikki laskut-näkymä
Tämä näkymä näkyy vain käyttäjille joiden Approval roolina on system adminitrator.
Näkymästä näet kaikki yrityksen aktiiviset ja valmiit prosessit.
Voit suodattaa ja katsella aktiviisia sekä valmiita prosesseja näkymässä. Valitsemalla asiakirjan näet mm. hyväksyntäketjun sekä laskun kuvan.
Näkymän kautta voit esimerkiksi lähettää sähköpostiviestin liittyen johonkin laskuun valitun asiakirjan vasemmasta alalaidasta löytyvän lisätoiminnot-valikon kautta.
Tehtävien hyväksyntä älypuhelimella
Visma Manager
Visma Manager-sovelluksella onnistuu tehtävien hyväksyntä kätevästi puhelimella. Sovellus on ladattavissa älypuhelimen Google Play- sekä App Store- kaupoista.
Sovellukseen kirjaudutaan Visma.net Approval käyttäjätunnuksella.
Automaattinen kierrätys
Automaattikierrätyksen (AutoFlow) avulla avulla voit luoda ohjelmaan sääntöjä joiden mukaan tiettyjen asiakirjojen käsittely voidaan automatisoida esimerkiksi käytetyn seurantakohteen, viitteen tai toimittajan perusteella. Automaattikierrätystä käytetään yksinkertaisten laskujen lähettämiseen kierrätykseen automaattisesti laskun saapumisen yhteydessä.
Rajoitukset
Jos jokin näistä ehdoista täyttyy, harkitse onko automaattikierrätystä mahdollista ottaa laskulla käyttöön:
Asiakirjaprofiilia eli tiliöintilajia ei voi muuttaa kierrätyksen käynnistyksen jälkeen. Jos oletus on Autoinvoice laskujen sisäänluvussa esimerkiksi 1, niin sitä ei voi enää kierrätyksen jälkeen muuttaa arvoksi 50-ulkomaan laskut.
Lasku lähtee kierrätykseen automaattisesti eli jos tilivalinnat pitää hyväksyä kierrätyksen aikana, niin toimittajan tiedoista tuleva oletuskulutili täytyy olla valittu oikein.
Jos lasku pitää tiliöidä usealle tilille ja tiliöinti pitää hyväksyttää kierrätyksessä, niin automaattikierrätystä ei voi käyttää kyseisen toimittajan laskuilla.
Jos tarkastajia ja viimeistä hyväksyjää ei voida liittää toimittajaan, kustannuspaikkaan tai projektiin, niin laskua ei voida laittaa automaattisesti kierrätykseen
Automaattikierrätys ei lisää esimiehiä hyväksyntäketjun loppuun kierrätyksessä. Automaattikierrätykseen kannattaa laittaa esimerkiksi vuokra-, sähkö-, vesi- ja vakuutuslaskut, jotka tiliöidään yksinkertaisesti toimittajan oletustilille ja kierrätetään aina samalla henkilöllä. Automaattikierrätyksen toimintaprosessi
Jos lasku on linkitetty tulkinnan yhteydessä ostotilausnumeroon ei automaattikierrätystä voida käyttää.
Automaattikierrätys ei käynnisty automaattisesti jos:
Toimittajan pankkitili ei täsmää asiakirjan pankkitiliin.
Samalla laskunumerolla ei löydy asiakirjaa DC:stä tai Nova Ostoreskontrasta
Alv summa on suurempi kuin summa.
Eräpäivä on ennen laskun päiväystä.
DC on tunnistanut useamman kuin yhden toimittajan pankkitilin ja y-tunnuksen perusteella Nova Toimittajakortistosta.
Automaattisen kierrätyksen prosessin kuvaus
Sisäänluku vaiheessa lasku voidaan tuoda joko Autoinvoice tai Autoimport –toiminnoilla automaattisesti. Lasku voidaan myös skannata itse ja tuoda ohjelmistoon.
Autoimport-toiminto käytössä vain paikallisissa Visma Document Center-ympäristöissä. Ei käytössä Visma Sovelluspalvelussa.
Tietojen poiminta tapahtuu automaattisesti, jos laskut tuodaan Autoinvoice tai Autoimport toiminnolla. Jos lasku skannataan itse, laskun otsikkotiedot on syötettävä käsin.
Validoinnissa tarkastetaan, että laskulla on esimerkiksi oikea pankkitili. Verkkolaskulta poimitaan kaikki pankkitilit ja verrataan Novan pankkitili1:een. Jos validointi ei onnistu, lasku jää Uudet asiakirjat välilehteen ja tekstiin tulee syy miksi validointi ei onnistunut. Kun virheet on korjattu/tarkistettu, laskun saa kiertoon manuaalisesti Käsittely – Käynnistä automaattikierrätys toiminnolla tai klikkaamalla asiakirjaa hiiren oikealla ja valitsemalla Lähetä automaattikierrätykseen (CTRL+B).
Automaattikierrätys käynnistyy automaattisesti kun lasku tuodaan Autoinvoice tai Autoimport toiminnolla onnistuneesti validoinnin läpäisseelle asiakirjalle ja jos löytyy sopiva automaattikierrätyssääntö.
Automaattikierrätyksen säännön luominen
Voit luoda uuden automaattikierrätyksen säännön Työkalut > Automaattikierrätyksen säännöt -näkymän kautta.
Automaattikierrätys säännön luominen
Valitse vasemmasta alakulmasta [Lisää sääntö]
Valitse Käytä sääntöä -kohdasta Asiakirjat alkuperäisellä XML formaatilla ja/tai Asiakirjat alkuperäisellä kuvalla. (Minkä tyyppisille asiakirjoille sääntöä käytetään)
Valitse jokin seuraavista: Toimittaja, Seurantakohteen tyyppi, Laskun viite tai Oletussääntö. (Oletussääntöä käytetään, jos mitään muuta sääntöä ei löydy.
Valitse käytetäänkö seurantakohteena kustannuspaikkaa vai projektia. Aseta viereiseen kenttään haluttu kustannuspaikan tai projektin tunniste.
Valitse Seuraava.
Valitse mitä kierrätysmallia säännöllä käytetään. Voit valita jonkin olemassa olevan mallin tai perustaa kokonaan uuden.
Valitse Seuraava.
Lopuksi näet miten sääntö toimii, hyväksy sääntö käyttöön Valmis –painikkeella
Nyt voit käyttää automaattikierrätyssääntöä olemassa olevilla uusille asiakirjoille manuaalisesti Käsittely – Käynnistä automaattikierrätys toiminnolla tai klikkaamalla asiakirjaa hiiren oikealla ja valitsemalla Lähetä automaattikierrätykseen (CTRL+B).
Seuraavan kerran kun tämän säännön ehdot täyttävä asiakirja tulee järjestelmään käynnistyy kierrätys automaattisesti.
Tarkempien sääntöjen lisäksi voit perustaa myös oletussäännön. Oletussääntöä käytetään silloin jos mitään muita sääntöjä ei voida käyttää asiakirjan hyväksynnässä. Tämä on hyvä silloin jos suurimmalle osalle saapuvista laskuista on etukäteen tiedossa hyväksyjät/tarkastajat.
Automaattikierrätyksen pääruudun yläosassa voit ylläpitää seuraavia asetuksia:
Automaattikierrätyksen tila - Jos aktiviinen niin automaattikierrätys voidaan käynnistää asiakirjoille.
Lähettäjä - Kuka käyttäjä näkyy asiakirjan lähettäjänä hyväksyjälle
Use Autoflow for - valitaan sallitaanko automaattikierrätys vain laskuille joilta löytyy XML aineisto ja/tai laskun kuva vai määritetäänkö tämä sääntökohtaisesti (per sääntö).
Pankkitilin validoinnin epäonnistuminen ei keskeytä automaattikierrätystä - Jos päällä, DC ei vertaa pankkitiliä Nova Toimittajakortiston pankkitiliin eikä tarkista sen oikeellisuutta.
Automaattikierrätyksen prioriteetti
Automaattikierrätyksen prioriteetteja voit määrittää Työkalut > Automaattikierrätys prioriteetti -näkymässä. Oletuksena toimittaja on vahvin arvo jonka mukaan valitaan käytettävä
kierrätysmalli.
Prioriteetti määrää sen mitä kierrätysmallia käytetään siinä tilanteessa jos asiakirjaan täsmäisi useampi luotu sääntö.
Automaattihyväksyntä
Automaattihyväksyntä (AutoApprove) mahdollistaa ostolaskujen täysin automatisoidun hyväksyntäprosessin. Voit määritellä tietyt ehdot jonka perusteella automaattinen hyväksyntä käynnistyy uusilla asiakirjoilla täysin ilman hyväksyjän toimenpiteitä.
Automaattihyväksynnän prosessin käyttöönotto
Document Centerin Työkalut > Järjestelmäasetukset > Kierrätys -näkymässä tulee olla valittuna lisäasetus Ota automaattihyväksyntä käyttöön.
Kirjanpitäjä tai pääkäyttäjä voi luoda uusia Automaattihyväksynnän sopimuksia valitusta asiakirjan pohjalta näkymässä Käsittely > Luo automaattihyväksynnän sopimus.
Olemassa olevia sopimuksia muokataan näkymässä Työkalut > Autohyväksynnän sopimukset
Automaattihyväksynnän kriteerit:
Toimittajan pankkitili täytyy täsmätä asiakirjan pankkitiliin.
Samalla laskunumerolla ei löydy asiakirjaa DC:stä tai Nova Ostoreskontrasta
Alv summa ei saa olla suurempi kuin summa.
Eräpäivä ei saa olla ennen laskun päiväystä.
Pankkitilin perusteella löytyy vain yksi toimittaja Nova Toimittajakortistosta.
Asiakirjoja voi lähettää manuaalisesti automaattihyväksyntään valitsemalla asiakirjan/asiakirjat ja valitsemalla hiiren oikealla 'Lähetä automaattihyväksyntään' tai käyttämällä pikanäppäinyhdistelmää CTRL+J.
Automaattihyväksynnän säännön luominen
Kun uutta sopimusta luodaan pääset määrittämään arvoja joiden tulee täyttyä, ennen kuin automaattihyväksyntä voidaan käynnistää.
Nimi - Pakollinen tieto. Automaattihyväksynnän kuvaava nimi.
Toimittaja - Pakollinen tieto. Toimittajan numero ja nimi.
Viite - Ei pakollinen. Jos annetaan jokin arvo niin tarkistetaan laskulta. Annetaan vain jos sopimusta käytetään tietyn viitenumeron sisältävillä laskuilla (esim. sähkölasku, vuokra..).
Summasta / Summaan - Ei pakollinen. Määritetään min/max-arvoväli minkä suuruisia laskuja automaattihyväksyntään sallitaan.
Taajuus - Ei pakollinen. Kuinka usein tämän toimittajan laskuja sallitaan automaattihyväksyntään. Esim. arvo 1 sallii sopimuksen ehdot täyttävien laskujen hyväksynnän kerran kuussa.
Alkupäivä / Loppupäivä - Pakollinen tieto. Kuinka kauan automaattista hyväksyntä on voimassa toimittajan laskuilla.
Asiakirjan tunnus - Vapaaehtoinen informatiivinen tieto. Voidaan antaa jos halutaan säilyttää tieto mistä DC:n asiakirjasta sopimus on alkujaan luotu.
Ei käytössä - Kertoo onko automaattihyväksyntä sopimus voimassa.
Olemassa olevat automaattihyväksynnän sopimukset näet Työkalut > Autohyväksynnän sopimukset. Näkymästä näet koska automaattihyväksynnän sopimusta on käytetty edellisen kerran onnistuneesti. Vastuuhenkilö kentästä näet kenen käyttäjän toimesta sopimus on perustettu.
Automaattihyväksyntä käytännössä
Kun automaattihyväksyntä on suoritettu uudelle asiakirjalle siirtyy se automaattisesti Asiakirjat-välilehdelle ja sen kierrätystilan selitykseksi päivittyy arvo 40 - automaattihyväksytty.
Jos yrityksen järjestelmäasetuksissa on käytössä optiot: Automaattinen siirto talousohjelmistoon sekä Automaattihyväksyttyjen automaattinen siirto ERPiin, siirtyy asiakirja automaattisesti Nova Ostoreskontraan. Document Centerissä asiakirja siirtyy tällöin suoraan arkistoon.
Jos automaattihyväksyntä on jostain syystä epäonnistunut näkyy syy asiakirjan viestiosiossa.
Täsmäytys ostotilauksiin
Laskun täsmäytyksellä ostotilaukseen tarkoitetaan sitä, että:
● Varmistetaan, että toimittaja laskuttaa oikeat tuotteet, määrät ja hinnat eikä laskuta samaa toimitusta useaan kertaan.
● Muodostetaan ostolasku esimerkiksi perustuen ostotilauksen riveillä oleviin tili-, kustannuspaikka ja projektitietoihin.
Täsmäytys tai oikeastaan laskun muodostaminen perustuen vastaanotettuihin ostotilauksiin tapahtuu lähes vastaavalla tavalla kuin toiminto tehtäisiin Novan ostoreskontrassa. Suurin ero on, että lasku saapuu Document Centeriin eikä laskusta ole paperia. Täsmäytys tehdään Document Centeristä avautuvassa ruudussa, jossa näkyy laskun kuva ja Novan vastaanotetut ostotilausrivit.
Tilaustäsmäytyksen voit tehdä joko ennen kierrätystä tai kierrätyksen jälkeen riippuen yrityksesi sisäisistä prosesseista. Alla olevassa esimerkissä varsinainen tilaustäsmäytys tehdään kierrätyksen lopuksi mutta jo laskun tulkinnan yhteydessä tarkistetaan löytyykö laskua vastaava tilaus Nova-ohjelmasta.
Jos yrityksessä ei lainkaan kierrätetä tilaukseen täsmättyjä laskuja voi kierrätysprosessin jättää välistä klikkaamalla asiakirjaa hiiren oikealla ja valitsemalla 'ota kierrätys pois käytöstä valitulta laskulta'. Näin asiakirja siirtyy suoraan arkistoon kun tilaustäsmäytys on suoritettu loppuun.
Vinkki: Ostotilaukseen täsmäytyksessä voi käyttää apuna myös automaattihyväksyntääjossa voidaan määritellä tietyt arvot joilla esimerkiksi tietyn toimittajan asiakirjat hyväksytään automaattisesti jolloin riittää, että niille suoritetaan vain tilaustäsmäytys jonka jälkeen asiakirja on loppuun käsitelty.
Täsmäytyksen vaatimukset
Laskun ja ostotilauksen valuutta täytyy olla sama
Ostotilausrivillä pitää olla varastopaikan numero
Ostotilausrivillä ei saa olla negatiivista summaa
Ostovelkatilillä ei voi olla kustannuspaikan tai projektin pakotusta Novan tilikartassa
Jos laskun rivi ei täsmää vastaanotetun ostorivin kanssa, täsmäytys pitää keskeyttää ja tehdä korjaus Novaan (tuote, määrä tai hinta)
Täsmäytyksessä voi myös syöttää ostovelkatilille kustannuspaikan tai projektin. Käy valitsemassa ostovelkariville kustannuspaikat ja projektit ennen täsmäytyksen aloittamista. Ohjelma poimii tiedot ensimmäiseltä riviltä kun lasku muodostetaan.
Esimerkki toimintaketjusta
Ostotilauksen toimitus
Ostotilaus toimitetaan toimittajalle ja kun tavarat saapuvat, tehdään Novaan vastaanottokirjaus oikeilla määrillä. Ostotilauksen tilan tulee olla TOIMITETTU tai OSALASKUTETTU.
Ostotilaukselta tarkistetaan, että siltä löytyy valuutta, riveillä tulee olla varastopaikka. Lisäksi tilauksella ei saa olla negatiivista summaa.
Lasku saapuu Document Centeriin
Lasku saapuu sähköisesti Document Centeriin. Laskulla tulee olla tieto, että se liittyy ostotilausnumeroon. Toimittajalta pitää vaatia, että laskulla on tieto mistä ostotilauksista lasku koostuu. Suosittelemme 1 lasku – 1 tilaus –käytäntöä, koska se helpottaa käsittelyä huomattavasti.
Jos laskua vastaa vain yksi ostotilaus, voit hakea asiakirjalle ostotilausnumeron tulkinnan yhteydessä. Tämä onnistuu painamalla F3 Ostotilausnumero-kentässä, jolloin saat valitun toimittajan tilauksista listan auki.
Listalle tulee kaikki ostotilaukset, joiden tila on TOIMITETTU tai OSALASKUTETTU.
Ostotilauksen täsmäytys laskulle kierrätyksen jälkeen
Kierrätä lasku sellaisella tarkastajalla, joka varmistaa, että lasku ja Novassa olevat hinnat / vastaanotetut määrät ovat oikein. Tarvittaessa tarkastaja korjaa määrät tai hinnat Novaan ennen hyväksyntää.
Kun lasku on kierrätetty, se palaa takaisin reskontranhoitajalle Document Centeriin Asiakirjat- välilehdelle. Käynnistä tilaustäsmäytys Muokkaa | Täsmäytys ostotilauksiin –toiminnolla.
Täsmäytysruudulla on yläosassa ostolaskun tietoja ja muutettavana kenttänä Laskun pvm. Jos ostotilaus on valittu Document Centerissä, niin silloin se on myös valittu oikean laidan listalla.
Voit muuttaa sarakkeita klikkaamalla taulukkoa hiiren oikealla ja valitsemalla Sarakeasetukset.
Näet ostolaskun alaosassa. Valitse laskulla olevat tilaukset oikeasta yläkulmasta. Tilauslistalla on kaikki tilaukset, joiden tila on TOIMITETTU tai OSALASKUTETTU.
Valitse laskulla olevat rivit vastaanotettujen tilausrivien listalta. Vastaanotettujen ostorivien listalla näkyy rivit, joita ei ole täsmäytetty eli Novan ostotilauksella rivin toimitustiedot näkymässä ei ole arvoa Kdi=2.
Kuva Nova Ostotilaukset ohjelmasta Tiedosto > Rivin toimitustiedot. Jos toimitetun rivin Kdi-arvoksi annetaan 2 ei kyseinen rivi nouse DC:ssä tilausmäsmäytyksen listalle.
Voit muuttaa tiliä, kustannuspaikkaa ja projektia vielä ennen laskun muodostamista. Listan saat auki F3-painikkeella.
Rivillä näkyy myös toteutunut vastaanottopäivä, jota voi varrata laskun päivään ja halutessasi muuttaa laskun päivää.
Täsmätty summa kasvaa valittujen rivien mukana. Täsmäämättömästä summasta tehdään lisärivi, jonka tili, kustannuspaikka ja projekti voidaan määrittää Erosumman tili, Erotilin kustannuspaikka ja Erotilin projekti –kentissä.
Muodosta tosite –painikkeella lasku muodostuu Novan ostoreskontraan ja jos asiakirja on kokonaan hyväksytty niin se siirtyy Document Centerissä arkistoon.
Täsmäytyksen virhetilanteet
Tilaustäsmäytys on jos suoritettu tälle asiakirjalle!
Asiakirja on jo tilassa 30 eli siirretty Nova Ostoreskontraan.
Tilausta ei voitu päivittää Order match cannot be done because the voucher's currency is not set.
Virheen syynä on Document Centerin asiakirjan valuuttatiedon puuttuminen.
Korjaa asiakirjalle valuuttatieto tulkinnan tulokset näkymässä ja kokeile sen jälkeen tilauksen täsmäytystä uudelleen.
Jos kyseessä on skannattu lasku niin valuutan puuttuminen johtuu todennäköisesti puuttuvasta valuuttatiedosta Nova toimittajakortistossa joten se on hyvä tarkistaa.
Tilausta ei voitu päivittää Order match cannot be done because the voucher's currency is different than the Purchase order's currency.
Syynä virheilmoitukseen on se, että asiakirjan ja Novan ostotilauksen valuutta tieto ei täsmää keskenään.
Tarkista asiakirjan valuuttatieto ja korjaa se tarvittaessa tai ole yhteydessä laskun lähettäjään jos laskulla on virheellinen valuuttatieto.
Nova Ostotilauksen valuutan voi muuttaa Muokkaa > Valuuttamuunnos -toiminnolla.
Tilausta ei voitu päivittää: Puutteelliset tiedot asiakirjassa. Tilille on määritetty kustannuspaikka / projekti pakolliseksi!
Virheilmoitus johtuu siitä, että ostotilauksella olevalla tilillä on Novan tilikartassa pakollisena tietona kustannuspaikka ja/tai projekti.
Täsmäytys ostotilaukseen toiminto ei salli rivejä joilla kustannuspaikka tai projekti on asetettu pakolliseksi tiedoksi.
Tilausta ei voitu päivittää The conversion of a datetime data type to a smalldatetime data type resulted in an out-of-range value. The statement has been terminated.
Tarkista asiakirjalla olevat päiväykset. Virhe syntyy esimerkiksi silloin jos eräpäivä on virheellisesti syötetty. (Kaukana menneisyydessä tai tulevaisuudessa)