Alla olevat ohjeet on hyvä käydä läpi Visma Document Centerin käyttöönoton yhteydessä. Samalla on hyvä suunnitella hyväksyntäprosessit
joita yrityksessä on tarve ottaa käyttöön.
Yrityksen perustaminen Visma.net Approvaliin
Yrityksen perustaminen Visma.net Approval palveluun
Jos käytössä ei ole vielä muita Visma.net ratkaisuja ja yritystä ei ole vielä perustettuna tulee se tehdä Admin > Yritykset -näkymässä:
Uuden yrityksen Visma.net ympäristöön saat lisättyä Lisää yritys -painikkeella. Syötä yrityksen tiedot ja klikkaa Tallenna ja sulje.
Aktivoi Visma.net palveluista Approval.
Muut asetukset
Admin- näkymän asetuksissa voit määrittää onko käyttäjien otettava käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen ja voivatko käyttäjät ylläpitää itse sähköpostiosoitteitaan palvelussa.
Molemmat asetukset on suositeltavaa kytkeä päälle sillä kaksivaiheinen vahvistus (esim. Google Authenticator) käyttäminen lisää tilin tietoturvaa.
Käyttäjien on yleensä selkeintä ylläpitää itse sähköpostiosoitteitaan Visma.net sivuston Omat tiedot -näkymässä mutta on tärkeää muistaa ilmoittaa sähköpostiosoitteen muuttumisesta
Novan pääkäyttäjälle joka pääsee ylläpitämään sähköpostiosoitteen Novan henkilörekisterissä.
Yritykseen voi tämän jälkeen perustaa käyttäjiä Admin-näkymän Käyttäjät ja roolit- välilehdellä. Käyttäjän perustaminen on käyty tarkemmin läpi tässä artikkelissa.
Hyväksyjät
Document Center hakee käyttäjät Novan henkilörekisteristä ja laskuja käsitellään Visma.net Approval -palvelussa joten käyttäjä pitää perustaa Novaan ja Approvaliin.
Document Centerissä taas annetaan tarvittavat käyttöoikeudet mutta sinne ei varsinaisesti luoda käyttäjätunnusta vaan ohjelma toimii Novan ja Approvalin välissä.
Alla on kuvattuna käyttäjän perustamisen eri vaiheet.
Hyväksyjän perustaminen
1. Lisää käyttäjä Novaan
Perusta henkilö Visma Novan henkilörekisteriin Aloitusnäkymä > Asetukset > Henkilörekisteri
Syötä käyttäjätunnus
Paikallinen ympäristö: Käyttäjätunnus on sama kuin Windows-tunnus
Visma Sovelluspalvelu: Visma Sovelluspalvelun käyttäjätunnus.
Jos kyseinen käyttäjä käyttää ainoastaan Visma.net Approval palvelua laita käyttäjätunnukseksi sama kuin Novan henkilönumero.
Syötä sähköpostiosoite
Sähköpostiosoite on tärkeää olla oikein syötettynä ja sama kuin Visma.net Approval palvelussa oleva sähköpostiosoite. Jos osoite muutetaan Visma.net Approvaliin tulee myös Novassa oleva sähköpostiosoite muuttaa.
Valitse Muokkaa > Henkilöroolit ja lisää henkilörooleihin 03.Ostolaskun hyväksyjä
2. Lisää käyttäjä Document Centeriin
Visma Document Centerissä ohjelman pääkäyttäjän tulee antaa uudelle käyttäjälle sopiva käyttöoikeus. Käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan ohjelman Työkalut > Käyttöoikeudet -näkymässä:
Reskontranhoitajalle Kirjanpitäjä tai Pääkäyttäjä
Tarkastajille tai hyväksyjille Hyväksyjä
Roolit on listattu heikoimmasta vahvimpaan:
Hyväksyjä - Voi hyväksyä, hylätä ja siirtää asiakirjoja muille hyväksyttäväksi. Ei voi muokata tiliöintirivejä. Hyväksyjä, vastuuyksiköiden muokkaaja - Sama kuin hyväksyjä, mutta lisäksi pystyy muokkaamaan kustannuspaikkoja Hyväksyjä, vastuuyksiköiden ja tilien muokkaaja - Sama oikeudet kuin ylläolevissa, mutta pystyy lisäksi muokkaamaan tiliöintejä asiakirjalla. Saa tulkita laskun. Hyväksyjä, muokkaa kaikkia kirjanpitokenttiä - Samat kuin ylläolevissa mutta lisäksi, kaikkien asiakirjan kenttien muokkaus oikeus. Asiakirjan tekijä - Samat kuin ylläolevissa, mutta lisäksi pystyy luomaan uusia asiakirjoja. Ei pysty siirtämään asiakirjoja Nova Ostoreskontraan. Asiakirjan käsittelijä - Samat kuin ylläolevissa, mutta lisäksi pystyy laittamaan asiakirjoja kiertoon. Ei pysty siirtämään asiakirjoja Nova Ostoreskontraan. Kirjanpitäjä - Samat kuin ylläolevissa mutta lisäksi pystyy siirtämään asiakirjan Nova Ostoreskontraan. Ei voi muuttaa käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjä - Samat kuin ylläolevissa, mutta pystyy muokkaamaan järjestelmän asetuksia ja käyttäjien käyttöoikeuksia.
3. Lisää käyttäjä Approvaliin
Jos Visma.net Approval on juuri otettu käyttöön pitää sinne ensimmäiseksi perustaa yritys jonka alle käyttäjät perustetaan. Tässä artikkelissa on kuvattu uuden yrityksen perustaminen palveluun.
Kirjaudu Visma.net Approval -pilvipalveluun ja mene Admin > Käyttäjät ja roolit > valitse käyttäjä ja anna käyttäjälle Invoice Approver oikeus yrityksiin. (System Administrator ja System Viewer roolit voi myös lisätä riippuen siitä haluaako antaa muiden käyttäjien asiakirjojen tarkasteluun oikeuksia ja/tai pääkäyttäjäoikeudet Visma.net Approval järjestelmään).
Kun käyttäjäroolit on määritelty lähtee käyttäjälle sähköpostiin tilin aktivointiviesti automaattisesti. Jos linkkiä ei aktivoida muutaman päivän kuluessa voi käyttäjä kirjautua palveluun myöhemmin tilaamalla salasanan kirjautumissivuston 'unohditko salasanasi' linkin kautta.
Eri roolien tarkka kuvaus on kerrotuna i-merkin takana aukeavassa pienessä ikkunassa (tooltip). Lue lisää Approval-rooleista tästä artikkelista.
Kun ylläolevat tiedot on kunnossa tulee käyttäjä näkyviin hyväksyntälistalla ja hänelle voi laittaa hyväksyntätehtäviä.
Nova Ostoreskontran käyttäjät pääsevät näkemään DC asiakirjojen tiedot myös suoraan Nova Ostoreskontran Skannattu lasku- välilehdeltä.
Hyväksyjän sähköpostiosoitteen muuttaminen
Jos hyväksyjän sähköpostiosoite muuttuu on tärkeätä tehdä muutokset vasta kun kaikki Approvalissa olevat tehtävät on käsitelty hänen osaltaan loppuun.
Visma.net Admin -näkymässä pääkäyttäjä voi määritellä voiko käyttäjät muuttaa itse sähköpostiosoitettaan vai huolehtiiko siitä pääkäyttäjä.
Jos käyttäjä voi itse muuttaa sähköpostiosoitteensa voi sen tehdä Visma.net Approvalin oikean yläkulman Omat tiedot -näkymästä.
Jos sähköpostiosoitetta ylläpitää pääkäyttäjä tulee sähköpostiosoite muuttaa Visma.net sivuston Admin- näkymässä pääkäyttäjän toimesta.
Kun sähköpostiosoite on päivitetty Visma.net palveluun tulee Novan pääkäyttäjän päivittää uusi sähköpostiosoite Novan aloitusnäkymässä Asetukset > Henkilörekisteri- näkymään kyseiselle hyväksyjälle.
Hyväksyjän poistaminen
Ennen hyväksyjän poistamista varmista Visma.net Approvalista, ettei kyseiselle hyväksyjällä ole aktiviisia tehtäviä. Jos hyväksyjä ei enää itse käsittele tehtäviä loppuun voi ne uudelleen lähettää toiselle hyväksyjälle oikean alalaidan uudelleenlähetys-toiminnolla
Jos käytössä on Visma Document Centerin Kierrätysmalleja ylläpidossa on tärkeää huomata, että jos Novan henkilörekisteristä poistetaan hyväksyjä ei se poistu automaattisesti kierrätysmallista. Ennen hyväksyjän poistamista Novan henkilörekisteristä, poista hyväksyjä ensin hyväksyntälistoilta johon kyseinen hyväksyjä kuuluu. Hyväksyjän saa poistettua kierrätysmallista menemällä Document Centerissä Työkalut > Järjestelmäasetukset > Kierrätys > Muokkaa kierrätysmalleja.. -näkymästä
Jos hyväksyjä halutaan vain pois näkyvistä Document Centeristä voit poistaa Novan henkilörekisterissä Muokkaa > Henkilöroolit -näkymän ostolaskun hyväksyjä roolin:
Tämä poistaa henkilön pois näkyvistä Document Centeristä kun tehdään uusia hyväksyntälistoja.
Tämän jälkeen poista hyväksyjä Visma.net Approvalista Admin > Käyttäjät > valitse käyttäjä ja poista käyttäjältä Approval-roolit.
Visma.net Approval roolit
Roolit
Visma Document Centerin käyttöönoton yhteydessä on hyvä suunnitella myyjän kanssa montako hyväksyjää yrityksessä on tarve olla Visma.net Approvalissa. Jokaiselle hyväksyjälle
tulee olla täysin henkilökohtainen tili jolla hyväksyntätehtävät suoritetaan.
Käyttäjät voivat itse ylläpitää sijaisuuksiaan Approvalin päänäkymän asetuksissa, mutta on hyvä muistaa, että myös sijaiseksi valitulla henkilöllä tulee olla jo valmiiksi Invoice Approver-rooli.
Jos yritys ei näy käyttäjän tietojen alapuolella aloita valitsemalla yritys 'lisää käyttöoikeus' -valikosta.
Käyttäjän tietojen alapuolelle tulee yritys johon voit sen jälkeen valita sopivat roolit klikkaamalla Approval sarakkeen alta yritys-rivillä.
Näet eri roolien kuvaukset kun leijutat hiirtä
-kuvakkeen päällä.
Document Uploader - Asiakirjan latausrooli - Rooli ei enää käytössä
Huom! Rooli Document Uploader liittyi Approvalissa olleeseen toimintoon joka ei ole enää käytössä. Toistaiseksi rooli näkyy vielä käyttäjärooli-valikossa Admin-näkymässä mutta
se tulee poistumaan palvelusta kokonaan myöhemmin. Roolin valitsemista ei kuitenkaan ole mitään haittaa.
Invoice Approver - Laskujen hyväksyjärooli
System Administrator - Approval pääkäyttäjä
System viewer - Järjestelmän tarkastelurooli
Esimiessuhteet
Kierrätyksessä ei välttämättä tarvitse valita aina kaikkia hyväksyjiä. Esimerkiksi esimiehen saa listalle joko automaattisesti tai vasta, kun laskun summa ylittää hyväksyntärajan.
Document Center asetukset
Visma Document Centerin Työkalut > Järjestelmäasetukset > Kierrätys- välilehdellä ylläpidetään asetusta miten esimies ja hyväksyntärajaa halutaan kierrätyksessä käyttää.
Lisää aina esimies -asetus lisää aina esimiehen viimeiseksi hyväksyjäksi.
Lisää esimies hyv.rajan ylityksessä - asetus lisää esimiehen vain jos hyväksyjän hyväksyntäraja on ylittynyt.
Novan henkilörekisteri
Novan aloitusnäkymä > Asetukset > Henkilörekisteri- näkymässä ylläpidetään esimiessuhteet sekä Document Centerissä käytettävän hyväksyntärajan. Kun laskun summa tai rivin hyväksynnässä rivin summa ylittää hyväksyntärajan, lisätään henkilön esimies automaattisesti kierrätykseen viimeiseksi hyväksyjäksi.
Henkilörekisteri > Muokkaa > Henkilöroolit > Visma Document Center- välilehti:
Esimiessuhteita ylläpidetään Novan henkilörekisterin Muokkaa > Esimiessuhteet.. ikkunassa. Esimies valikkoon siirretään esimies ja vasemman laidan listalta siirretään alaiset listalle henkilöitä.
Asiakirjaprofiilit
Kaikille Document Centerin asiakirjoille määritetään asiakirjaprofiili jotka ohjaavat sitä miten asiakirjaa käsitellään ja myös mihin laskulajiin lasku lopulta siirtyy Nova-ohjelmassa.
Asiakirjaprofiili valitaan laskulle yleensä automaattisesti jo laskun tuonnin yhteydessä mutta sen voi tehdä manuaalisesti klikkaamalla laskua hiiren oikealla ja valitsemalla asiakirjaprofiili (CTRL+T), voit muuttaa profiilia niin kauan kunnes asiakirja lähetetään kiertoon.
Profiileja ylläpidetään ohjelman Työkalut > Asiakirjaprofiilit -näkymässä.
Asiakirjaprofiili-näkymässä näkyvä tiliöintisääntö kertoo mihin laskulajiin asiakirja siirretään Novassa. ( Tiliöintisääntö 1 = Nova Ostoreskontra tositelaji 1. kotimaan ostolasku, Tiliöintisääntö 50 = Nova Ostoreskontran tositelaji 50.ulkomaan ostolasku).
Lähetä arkistoon lisäoption valinta siirtää asiakirjan suoraan DC:n arkisto-välilehdelle kun asiakirjaprofiili valitaan. Tätä optiota käytetään sellaisten laskujen osalta joita ei ole tarkoitus
kierrättää tai siirtää Novaan lainkaan.
Asiakirjan tyyppi
Document Center ohjelmassa löytyy kolmea eri asiakirjatyyppiä joita käytetään yhdessä Nova Ostoreskontran kanssa.
Invoice
Normaali ostolasku joka voidaan kierrättää ja siirtää Nova Ostoreskontraan.
Credit Note
Normaali ostolasku joka voidaan kierrättää ja siirtää Nova Ostoreskontraan. Hyvityslaskun asiakirjaprofiili. Estää tiliöintirivien muuttamisen kierrätyksen aikana Visma.net Approvalissa.
Document
Tätä tyyppiä voidaan käyttää jos asiakirjaa ei ole tarkoitus siirtää Nova Ostoreskontraan mutta sitä ei myöskään haluta poistaa Document Centeristä. Yleensä käytetään yhdessä 'lähetä arkistoon' option kanssa.
Autoinvoice asetukset
Järjestelmä > Visma.net AutoInvoice –asetuksissa Document Center liitetään Visma.net AutoInvoice verkkolaskupalveluun.
Kun liitos on tehty, Document Center hakee saapuvia laskuja AutoInvoice-tililtä noin kerran tunnissa automaattisesti. Tarvitset liitosta varten vain Autoinvoice-tilin API-avaimen ja käyttäjätunnuksen.
Visma.net AutoInvoice käyttöönottotoimenpiteet:
Avaa Järjestelmä > Autoinvoice ja valitse XML-formaatiksi FInvoice.
Autoinvoice-tilin linkittäminen: Aloita tilin lisääminen Lisää-painikkeella. Valitse Production ja syötä Autoinvoice-tilin käyttäjätunnus. API-koodin eli käyttäjän yksilöivän tunnistetiedon saat kopioitua autoinvoice.visma.com sivuston Asetukset -näkymästä.
Autoinvoice asetuksiin riittää yksi käyttäjätunnus laskujen noutoa varten mutta on tärkeätä muistaa lisätä ohjelmaan uusi Autoinvoice käyttäjätili jos alkuperäinen käyttäjätunnus poistetaan Autoinvoice palvelusta.
Tee seuraavaksi Autoinvoice-tilillä olevien yritysten kohdistus Document Center yrityksiin.
Paina alaosan oikeassa reunassa olevaa Lisää-painiketta, jolloin uuden mappauksen lisäysikkuna avautuu.
Valitse vastaavat yritykset ja oletusasiakirjaprofiili.
Viimeisin noutoaika –asetus voidaan jättää tyhjäksi, jos AutoInvoice ei ole ollut ennen käytössä. Viimeisin noutoaika kertoo koska ohjelmaan on edellisen kerran noudettu laskuja onnistuneesti. Ohjelma hakee laskut, jotka ovat tulleet viimeisen noutoajan klo 00:00 jälkeen. Samoja laskuja ei noudeta kahta kertaa Autoinvoice-tililtä.
Tulkitse asiakirjat tarkoittaa, että laskun tiedot poimitaan sisäänluvun yhteydessä. Ensimmäinen kohdistus on valmis ja voit jatkaa seuraavan yrityksen kohdistukseen. Paina lopuksi Tallenna.
Autoinvoice lisäasetukset
Vastaanota tositteet Ei käytössä Novan kanssa. Visma Business toiminto - käytetään muun kuin laskudatan vastaanottamiseen Autoinvoicen kautta. (mm.kuitit, maksukehotukset..)
Toimittajien aktivointi
Tarkistuksen avulla tiedät, onko mahdollisen sähköposti tai paperilaskun lähettäjällä mahdollisuus lähettää lasku suoraan sähköisesti. Voit ottaa yhteyttä toimittajaan ja pyytää sähköistä laskutusta. Vähennät virheitä laskutuksessa ja lisäät automaatiota standardoidun ja jäsennellyn tiedon avulla.
Saat ilmoituksen, kun lasku on saapunut skannauspalvelun kautta, mutta toimittaja voi lähettää laskuja myös sähköisesti.
Y-tunnuksen tarkistus
Maventa Detect tarkistaa, löytyykö Y-tunnus yritysrekisteristä, konkurssirekisteristä ja ennakkoperintärekisteristä. Saat tietoa toimittajan laillisuudesta ja varmistat samalla toimittajan kyvykkyyden toimittaa tavaroita/palveluita tulevaisuudessa.
Saat ilmoituksen esimerkiksi silloin, kun laskun lähettäjä on konkurssitilassa.
Varoituslista
Varoituslista koostuu useista rekistereistä sekä Visman omasta varoituslistasta, joka perustuu käyttäjien raportoimiin tapauksiin.
Saat ilmoituksen, jos laskun lähettäjä löytyy varoituslistalta. Voit tässä tapauksessa tarkistaa laskun tarkemmin ja välttyä mahdollisilta huijauslaskuilta. Voit myös lopettaa ostamisen epäilyttäviltä toimittajilta ajoissa.
ALV -tarkistus
Jos laskulla on mukana arvonlisävero, Detect tarkistaa, että yritys löytyy ALV-rekisteristä. Säästät vaivan jokaisen uuden toimittajan tarkastamisesta verotukseen liittyvien velvollisuuksien noudattamiseksi.
Saat ilmoituksen esimerkiksi, kun laskulla on arvonlisäveroa, mutta lähettäjä ei löydy ALV-rekisteristä.
Autoinvoice manuaalinen lataus
Autoinvoice palvelusta voi tarvittaessa noutaa verkkolaskuaineistoja uudelleen manuaalisesti Autoinvoice manuaalinen lataus-toiminnolla.
Tällöin laskuaineistolle ei tehdä automaattisesti tulkintaa joten laskuaineisto tulee käsitellä manuaalisesti, eli valita sille asiakirjaprofiili sekä tulkita asiakirja.
Rajaa haluamasi päivämääräväli ja varmista, että valittuna ei ole 'testiympäristö' ruksi.
Paina sen jälkeen alempaa Hae-painiketta niin ohjelma noutaa palvelusta sellaiset laskuaineistot joita ei löydy Visma Document Centeristä.
Jo noudettujen laskujen osalta ohjelma ilmoittaa ettei noutoa suoritettu.
Nova asetukset ja tiedot
Document Center tilikartta
Document Center sekä Approval ovat tarkkoja Novan tilikartan rakenteesta ja siellä olevien tilien tiedoista.
Jotta Novan tilikartassa olevat tilit toimivat varmasti oikein DC:n kanssa tarkista tilikartan:
● Käytettävien kulu- ja velkatilien aktiivisuus sekä käyttötarkoitus-tieto Näytä > Tililuettelo- näkymässä.
● Pakollisuudet - Tilaustäsmäytyksessä ei voi käyttää tilejä joilla on kustannuspaikka tai projekti asetettu pakolliseksi tiedoksi. Novaan ei voi myöskään viedä tositetta jolta puuttuu
pakolliseksi määritetty tieto.
● Tilin EU-verokanta ei saa olla tyhjä, muuten veroprosentti ei tule DC:iin.
Tilikartan tarkistaminen ongelmatilanteissa
Novan tilikartassa on tärkeää, että puurakenne menee loogisessa järjestyksessä eli kirjanpitotilien kuuluu olla joko tili- tai alaryhmän alle perustettuna. Lisäksi tilien tyypit ovat tärkeää olla oikein, eikä esimerkiksi tiliöintitason tilin tyyppinä saa olla vaikka 'pääryhmä' tai '0'.
Tällä hetkellä Novassa ohjelma antaa syöttää myös tilikarttaan numero kenttään tekstiä, mutta tämä aiheuttaa DC:ssä ongelmaa laskujen tulkinnassa, eli jos näin on päässyt käymään tulisi tällaiset tilit poistaa tilikartasta.
Jos tili on mennyt tilihierarkiassa väärään paikkaan voi tilin siirtää klikkaamalla sitä hiiren oikealla ja valitsemalla 'Siirrä'. Tämän
jälkeen ohjelma kysyy minkä tiliryhmän tai alaryhmän alle kyseinen tili siirretään. Esimerkissä olevassa tilanteessa tilin voisi siirtää alaryhmän 103+ alle:
Tilikartta tulisi käydä tarkasti läpi ja katsoa, että tilihierarkia menee oikein koko matkalta myös sellaisten tilien osalta joita ohjelmissa ei varsinaisesti käytetä. Tilipuun saa avattua yläpalkin +-painikkeella ja näin on helpompi käydä tilikartta läpi ja etsiä tilejä joiden numerona on tekstiä tai ne ovat selkeästi väärässä paikassa.
Tilikartan virheiden etsinnässä voi käyttää apuna tilikartan tililuettelo tulostetta. Tilikartan virheitä voi lähteä selvittämään seuraavalla tavalla:
Mene tilikarttaan Novassa ja siellä Tulostus -> Tilit- ikkunaan.
Ota tuloste niin, että rajaat Tyyppi- kentässä arvolla 3 eli tiliryhmä. Käy tuloste esikatselussa läpi ja katso, että tulosteelle tulee VAIN kolminumeroisia tilejä eli tiliryhmiä
---> Tee sama tilityypille 4 eli alaryhmille jotka on myös kolminumeroisia mutta niissä on + merkki perässä
---> Tee sama tilityyppi rajauksella 50-9999, nyt tulosteelle ei saa tulla alle 4-numeroisia tilejä. (Eli saa tulla ainoastaan tilejä joille on mahdollista kirjata vientejä)
Jos näillä tavoilla tulosteelle nousee vääriä tilejä niin silloin kyseiset tilit tulee hakea tilikartan päänäkymässä ja siirtää oikeaan paikkaan tilikartassa tai korjata niiden tilintyyppi oikeaksi.
Jos Novan tilikartassa on ylläkuvattuja virheitä voi tämä estää Visma.net AutoInvoice palvelusta laskujen sisäänluvun Document Centeriin. Tämä ilmenee usein siten, että satunnaisesti laskuja jää lataantumatta Document Centeriin. (Virhe löytyy usein vasta ohjelman lokeista)
Syy miksi tämä tilanne voi vaikuttaa laskujen sisäänlukuun on DC:ssä Järjestelmä > Visma.net AutoInvoice- ikkunan 'mappaus' jos siellä on asetus 'tulkitse asiakirjat'. Eli ohjelma tekee laskulle tiliöinnit jo sisäänluvun yhteydessä ja jos se ei onnistu ei laskua saada ladattua lainkaan.
Ottamalla 'tulkitse asiakirjat' option väliaikaisesti pois käytöstä voi ongelman kiertää mutta silti juurisyy tulee korjata jotta tiliöinti ongelmat ei tule vastaan myöhemmin laskua käsiteltäessä.
Alv-tapa
Novaan siirron yhteydessä ohjelma tutkii ensin Novan numerosarjoissa ostoreskontravälilehdellä tiliöintilajikohtaisen asetuksen ”Alvtapa” ja tekee oikaisun sen mukaisesti.
Document Centerissä tiliöinti tehdään aina bruttona. Jos Visma Novassa on bruttomenetelmä käytössä, siirretään tiliöintirivit sinne sellaisenaan. Jos käytössä on nettomenetelmä, siirto muodostaa alv-viennit ja vähentää kuluriviltä alvin osuuden. Arvonlisäveron tiliöinti haetaan tilikartasta Visma Novan logiikan mukaan.
Jos numerosarjojen alvtapa on tyhjä => käytetään tilikartan tilin takana olevaa netto/brutto määritystä. (Netto oikaistaan, brutto ei)
Jos numerosarjojen alvtapa on 1 => oikaistaan (jos tilillä netto)
Jos numerosarjojen alvtapa on 2 => ei oikaista
Kustannuspaikat ja Projektit
Visma Document Center lukee Novassa olevat aktiiviset kustannuspaikat sekä projektit automaattisesti ja ne siirtyvät automaattisesti rajapinnan yli Visma.net Approvaliin.
Kustannuspaikkoja ja projekteja ylläpidetään Novan ohjaustiedoissa Novan aloitusnäkymässä > Asetukset > Ohjaustiedot.
Kustannuspaikat
Vain aktiiviset, 0-tiliöintitason, kustannuspaikat huomioidaan Document Centerissä ja Visma.net Approvalissa.
Projektit
Vain aktiiviset projektit huomioidaan Document Centerissä ja Visma.net Approvalissa.
Huom! Jos kustannuspaikka tai projekti ei näy DC:ssä tai Visma.net Approvalissa kannattaa tarkistaa ettei kustannuspaikan/projektin koodissa tai selitteessää ole ylimääräisiä välilyöntejä alussa tai lopussa. Rajapinnat ovat erittäin tarkkoja ja esimerkiksi jos koodin alussa on välilyönti ei tieto siirry näkyviin Approvaliin.
Toimittajatiedot
Document Center tunnistaa toimittajan Y-tunnuksen tai pankkitilin(IBAN) avulla.
Ensisijaisesti tunnistetaan toimittaja y-tunnuksen perusteella mutta jos se on tyhjä etsitään ensimmäinen toimittaja jonka ensimmäinen IBAN tieto täsmää asiakirjan tilinumeroon.
Visma Novassa voi toimittajalla olla useita pankkitilejä, ja Document Center hakee toimittajaa kaikkien kenttien perusteella.
Tärkeät tiedot Nova toimittajakortistossa
Kust.paikka - Document Center hakee toimittajan kustannuspaikan toimittajakortistosta
Ostotili - Toimittajan ostotili
Y-tunnus - Y-tunnus tulee olla ylläpidettynä siinä muodossa kuin toimittaja sen laskullaan ilmoittaa. Näin DC tunnistaa toimittajan laskuaineistosta luotettavasti.
Valuutta - Toimittajan valuutta.
Maksuehto - Toimittajan maksuehto. Vaikuttaa mm. kassa-alennusten laskentaan ja laskun tietojen tulee täsmätä valittuun maksuehtoon jotta Ostoreskontra laskee kassa-alennukset oikein.
Ostolaskulaji - Toimittajan ostolaskulaji johon lasku ohjataan kun lasku siirretään DC:stä Novaan. Ulkomaisella toimittajalla tähän laitetaan lajiksi 50. ulkomaa
IBAN - Käytetään toimittajan tunnistamisessa.
Maksuehtojen käsittely
Novan ostoreskontran maksuehtokoodi täytyy vastata tulkinnassa annettuja päivämääriä, jotta maksatuksessa eräpäivät ja mahdolliset kassa-alennukset lasketaan oikein. Tämän vuoksi maksuehtojen käsittelyä on muutettu siirrettäessä laskut Document Centeristä Novaan.
Alla on kuvattuna esimerkkitilanteita joita laskujen tulkinnassa ja siirrossa Novaan voi syntyä.
1. Toimittajalla on kassa-alennuksellinen maksuehto
Tapaus 1.1
Kassa-alennuksellinen maksuehto. Asiakirjalla ei ole määritelty eräpäivää.
Toimittajan tiedot Novassa
Asiakirjan tiedot Document Centerissä
Toimittajan maksuehto = 5pv -3% 11pv netto
Laskun pvm = 1.1.2023
Eräpäivä = TYHJÄ
Laskun summa = 100€
Koska laskulla EI OLE eräpäivää Document Centerissä Kassa-alennus ja kassapvm lasketaan Document Centerissä (kentät ovat riveillä nimeltään käteiseräpäivä ja käteissumma).
Siirrettäessä lasku Document Centeristä Novaan, kassa-alennus ja kassapäivä siirretään Novaan. Laskun eräpäivä lasketaan toimittajan maksuehdon mukaan.
Siirretty lasku Nova Ostoreskontrassa
Kassa-alennus = 3%
Kassapvm = 6.1.2023
Laskun pvm = 1.1.2023
Maksuehto = 5pv -3% 11pv netto
Tapaus 1.2
Kassa-alennuksellinen maksuehto. Asiakirjalla on määriteltynä eräpäivä Document Centerissä ja se TÄSMÄÄ Novassa valittuun maksuehtoon.
Tärkeintä on, että laskulta poimittu eräpäivä on sama kuin mitä maksuehdosta laskettu eräpäivä olisi.
Tässä tapauksessa siirto toimii kuten edellinen kohta 1.1.
Tapaus 1.3
Kassa-alennuksellinen maksuehto. Asiakirjalla on määriteltynä eräpäivä Document Centerissä ja se EI TÄSMÄÄ Novassa valittuun maksuehtoon.
Tässä tapauksessa toimittajan maksuehtoa ei voida tunnistaa ja laskulta poimittu eräpäivä on voimakkaampi. Kassa-alennusta tai kassapäivää ei lasketa Document Centerissä, koska kassa-alennuksen laskeminen perustuu toimittajalta löytyvään maksuehtoon. Siirrettäessä laskua Novaan etsitään Novan ohjaustiedoista maksuehto perustuen laskun päivään ja eräpäivään. Kassa-alennuksia ei tällöin huomioida. Jos sopivaa maksuehtoa ei löydy, käytetään maksuehtona arvoa nolla eli ns. 'sopimuksen mukaan'.
Toimittajan tiedot Novassa
Asiakirjan tiedot Document Centerissä
Toimittajan maksuehto = 5pv -3% 11pv netto
Laskun pvm = 1.1.2023
Eräpäivä = 15.1.2023
Laskun summa = 100€
Siirretty lasku Nova Ostoreskontrassa
Kassa-alennus = 0€
Kassapvm = tyhjä
Laskun pvm = 1.1.2023
Eräpäivä = 15.1.2023
Maksuehto = 14pv netto
2. Toimittajalla on maksuehto ilman kassa-alennusta
Tapaus 2.1
Maksuehto ilman kassa-alennusta. Document Centerissä eräpäivää ei ole annettu.
Toimittajan tiedot Novassa
Asiakirjan tiedot Document Centerissä
Toimittajan maksuehto = 14pv netto
Laskun pvm = 1.1.2023
Eräpäivä = tyhjä
Siirretty lasku Nova Ostoreskontrassa
Laskun pvm = 1.1.2023
Eräpäivä = 15.1.2023
Maksuehto = 14pv netto
Siirrossa eräpäivä lasketaan maksuehdon mukaan.
Tapaus 2.2
Toimittajan tiedot Novassa
Asiakirjan tiedot Document Centerissä
Toimittajan maksuehto = 14pv netto
Laskun pvm = 1.1.2023
Eräpäivä = 15.1.2023
Siirrettäessä lasku Novaan, laskun päivät siirretään sellaisenaan ja maksuehto-kenttä täytetään toimittajan maksuehdolla.
Tässä tapauksessa siirto toimii kuten edellinen kohta 2.1.
Document Centerin asetukset
Document Centerin tallennuspolku
Paikallisessa ympäristössä Document Centerissä käsitellyt asiakirjat tallentuvat automaattisesti Novassa määritellyyn tiedostopolkuun joka löytyy Novan aloitusnäkymästä| Asetukset | Yritystiedot | Yritystiedot | Lisätiedot-välilehti | Visma Document Center
Jos polkua ei määritellä itse, tallentuu Document Centerin tiedostot oletuspolkuun palvelimella: C:\ProgramData\Visma\Visma Document Center\Documents
Tiedostopolkua ei tule muuttaa käyttöönoton jälkeen sillä DC ei enää tämän jälkeen löydä olemassa olevien asiakirjojen kuvatiedostoja.
Huom! Tiedostopolkua ei myöskään määritellä jos käytössä on Visma Sovelluspalvelu.
Järjestelmäasetukset
Document Centerin järjestelmäasetukset löytyvät valikosta Työkalut > Järjestelmäasetukset > Yleistä.
Näkymän välilehdet Tilaustäsmäytys sekä Ennakkokirjaus eivät liity Nova-ohjelmaan.
Samoin Yleistä-välilehdellä olevat asetukset kopioi tositepäivä arvopäiväksi sekä Ota ALV tarkistus käyttöön toimittajalle -optiot eivät ole käytössä Novassa.
Asiakirjan määräaika
Määritä, montako päivää vastaanottajalla on aikaa käsitellä lasku, ennen kuin se asetuksista riippuen esim. siirtyy esimiehelle. Jokainen uusi vastaanottaja saa tässä määritellyn määrän päiviä aikaa käsitellä laskun.
Punainen asiakirja
Määrittele tässä, kuinka monta päivää ennen eräpäivää lasku merkitään punaisella.
Toimittajat, joilla on rivien sisäänluku
Voit valita toimittajat, joiden laskuilta luetaan laskuaineistossa olevat rivit. Voit valita, että uusille toimittajille lisätään rivien sisäänluku automaattisesti.
[+] Show More
Esimerkki: Ylemmässä kuvassa laskuaineistossa olevat rivit eriteltynä tiliöintiriveille. Alemmassa taas vain laskurivien summa yhteensä debet/kredit -kirjauksina.
[-] Hide
Ota rivien sisäänluku pois tästä yrityksestä
Jos rivien sisäänluku on käytössä kaikissa yrityksissä, voit rajata sen yksittäisestä yrityksestä pois käytöstä tällä asetuksella Toimittajat, joilla rivien sisäänluku ei ole käytössä Jos rivien sisäänluku on käytössä, voit valita avautuvalle listalle toimittajat, joiden osalta rivien sisäänluku otetaan pois käytöstä.
Valmius-tila pois käytöstä
Asetus vaikuttaa siihen mitkä yritykset ovat näkyvillä DC:n aloitusruudussa jossa valitaan mihin yritykseen ollaan kirjautumassa. Jos asetus laitetaan päälle, Document Center käsittelee kaikkia yrityksiä vaikka yrityksessä ei olisi tapahtumia. Yritys menee valmius-tilaan, jos 24 tuntiin ei ole tapahtumia. Valmius-tila säästä resursseja ja sitä kannattaa käyttää yrityksissä johon saapuu vain harvoin uusia laskuja.
Kierrätys pakollinen ennen siirtoa talousohjelmistoon
Estää asiakirjojen siirtämisen Nova Ostoreskontraan ennen kuin kierrätys on suoritettu loppuun.
Automaattinen siirto talousohjelmistoon
Siirtää Valmis-tilassa olevan asiakirjan eli hyväksyttynä kierrätetyn asiakirjan automaattisesti Nova Ostoreskontraan. Asiakirja siirtyy tämän jälkeen suoraan Arkisto-välilehdelle DC:ssä. Ei koske asiakirjoja jotka on käsitelty automaattikierrätyksen kautta.
Automaattihyväksyttyjen automaattinen siirto ERPiin
Jos käytössä on automaattikierrätys voidaan tämän asetuksen avulla siirtää automaattisen kierrätyksen kautta käsitellyt laskut automaattisesti Nova Ostoreskontraan kun ne on valmis-tilassa. Asiakirja siirtyy tämän jälkeen suoraan Arkisto-välilehdelle DC:ssä.
Automaattinen toimittajan luonti
Document Center luo uuden toimittajan automaattisesti jos tulkinnan avulla ei löydy Nova Toimittajakortistosta toimittajan tietoja. Jotta uuden toimittajan perustaminen onnistuu tulee laskulta olla tulkittavissa tilinumero sekä y-tunnus. Jos toimittajan nimi ei ole tulkittavissa täydentää DC sille geneerisen toimittajan nimen. Jos uusi toimittaja on perustettu tämän toiminnon avulla tulee hyväksyjille huomautus Visma.net Approvalissa tästä jotta laskun tiedot voidaan tarkistaa huolellisemmin. Toimittajan tiedot ylläpidetään Nova Toimittajakortistossa ja niitä ei pääsääntöisesti voida muuttaa Document Centerissä. Ainoastaan yrityksen pankkitili sekä y-tunnus on mahdollista päivittää toimittajakortistoon tulkinta-ruudun kautta.
Document Centerin sähköpostiasetukset
Sähköpostipalvelun-välilehti
Määritä käytettävä sähköpostipalvelin Työkalut | Järjestelmäasetukset | Sähköpostipalvelin-välilehdellä.
Sähköpostipalvelimen asetukset saat omalta sähköpostin palveluntarjoajaltasi.
Visma Sovelluspalvelussa sähköpostiasetukset määritellään näin:
Tässä on tärkeää, että määrittelet lähettäjän tarkasti, eli kirjoitat Oletuslähettäjä-kenttään esimerkiksi ”noreply@oman yrityksen toimialue”. Testivastaanottajassa näkyy kirjautunut henkilö. Voit testata sähköpostin lähetystä Lähetä testisähköposti –painikkeella.
Sähköposti lähetetään testivastaanottajalle.
Sähköposti (DC) -välilehti
Sähköpostipalvelin-välilehdellä kannattaa olla valittuna 'ei koskaan' vaihtoehto sillä Visma.net Approval huolehtii hyväksyntätehtävän ilmoituksien lähettämisestä.
Huom! Nämä asetukset ovat vain Document Centeristä lähetettäviä viestejä varten. Approval lähettää hyväksyjille viestit hyväksyttävistä laskuista. Hyväksyjät voivat muokata omia sähköposti-ilmoituksiaan kirjautumalla Approvaliin ja menemällä Asetukset-näkymään.
Kierrätysprosessin suunnittelussa on hyvä ohjeistaa käyttäjiä määrittämään nämä asetukset jotta hyväksyntäprosessiin ei tule turhia viiveitä.
Kierrätys
Työkalut | Järjestelmäasetukset | Kierrätys-välilehdellä määrität yleiset kierrätysasetukset. Voit muuttaa joitain asetuksia vielä kierrätystä käynnistäessäsi.
Toimittajakohtaiset mallit.. / Muokkaa kierrätysmalleja...
Täällä voit ylläpitää olemassa olevia kierrätysmalleja joko yleisellä tasolla tai toimittajakohtaisesti.
Lisää esimies aina
Voit tallentaa työntekijälle esimiehen Visma Novan henkilörekisterin roolit-näkymässä. Kun olet valinnut asetuksen, lisätään esimies aina automaattisesti kierrätystä käynnistettäessä. Käyttäjien ja esimiesten perustamisesta kerrottu tarkemmin Käyttäjät-artikkelissa.
Lisää esimies hyväksyntärajan ylityksessä
Voit antaa työntekijälle Visma Novaan hyväksyjän lisäksi hyväksymissummarajan. Kun olet valinnut tämän asetuksen, lisätään esimies vain, kun laskun loppusumma ylittää hyväksymissummarajan. Käyttäjien ja esimiesten perustamisesta kerrottu tarkemmin Käyttäjät-artikkelissa.
Ota automaattihyväksyntä käyttöön
Onko käytössä automaattihyväksyntä-prosessi. Asiasta kerrottu yksityiskohtaisemmin Automaattihyväksyntä-artikkelissa.
Siirrä erääntyneet tehtävät automaattisesti (DC)
Tämän asetuksen ollessa valittuna siirtyvät erääntyneet tehtävät automaattisesti työntekijän tiedoissa olevalle hyväksyjälle (esim. esimiehelle).
Huom! Tätä asetusta ei saa käyttää, jos hyväksyntä tapahtuu Approval Centerissä. Asetus on tarkoitettu ympäristöön jossa asiakirjojen hyväksyntä tapahtuisi pelkästään Document Centerin sisällä.
Laskujen hyväksyntä Visma.net Approvalissa
Valittuasi tämän asetuksen siirtyvät kierrätettäväksi lähetetyt laskut pilvipalveluun eli Visma Approval Centeriin.
Visma.net Approval yrityksen Y-tunnus
Tämän kentän avulla DC yritys liitetään pilvipalvelussa olevaan Approvalin yritykseen. Täytyy olla sama kuin connect.visma.com -sivustolla Admin > Yritykset -näkymässä oleva yrityksen y-tunnus.
Maakoodi
Suomessa aina FI
Lisää vastaanottajia vastuuyksikön perusteella / Kustannuspaikka:
Vastuuyksikön perusteella asetus sekä alla olevat kustannuspaikka määritykset ovat käytössä vain Visma Business ohjelmassa.)