Ennen käyttöönottoa suunnitellaan ohjelmakohtaisesti, mitä tietoja on tarpeen arkistoida. Arkistoinnista vastaa yksi ”pääkäyttäjä”, joka voi tarvittaessa jakaa toisille käyttäjille oikeuksia muokata ja muuttaa arkistoitavia tietoja.
Arkisto koostuu arkistointitunnuksista, jotka muodostavat puurakenteen. Arkistointitunnuksilla tarkoitetaan tiedostoa, johon tieto tallennetaan; arkistointitunnus vastaa siis ”mappia”. Erityyppiset tiedot tallennetaan eri arkistointitunnukselle eli eri mappiin. Arkistointitunnuksille on määriteltävä tiedot, joiden perusteella ohjelma kerää arkistoon tietoa. Käyttäjä voi asettaa osan näistä pakollisiksi.
Arkistointitunnukset.
Arkistopuun perusrakenne asentuu ohjelman mukana.