Tilauksista muodostetaan laskut valitsemalla myyntitilauksissa Tiedosto | Laskuta.

Samojen tilausten yhtaikainen laskuttaminen useamman käyttäjän toimesta ei ole suositeltavaa!

Laskun muodostaminen yksittäiselle tilaukselle tapahtuu siten, että avaat osatoimitettu/toimitettu tilassa olevalta tilaukselta Tiedosto | Laskuta ikkunan ja klikkaat ikkunassa painiketta Laskuta.

Voit laskuttaa tilauksen myös tilauksen toimituksen yhteydessä valitsemalla Tiedosto | Hyväksy toimitus- ikkunassa option Laskuta samantien. Laskuta samantien option ollessa valittuna toimituksen jälkeen aukeaa automaattisesti Laskuta ikkuna, jossa voit laskuttaa tilauksen/tilaukset Laskuta painikkeella.

Mikäli haluat laskuttaa kerralla useampia tilauksia, voit rajata Laskuta ikkunaan ne tilaukset, joille haluat laskut muodostaa. Halutessasi voit poistaa valinnan rajatulta tilaukselta, jolle et jostain syystä halua vielä muodostaa laskua. Se tapahtuu poistamalla väkänen tilausrivin edessä olevasta ruudusta.

Esimerkki: Tilaus 22531 on valittu laskutettavaksi, tilaus 22532 ei ole valittu laskutettavaksi

Laskuta ikkunan alalaidassa näkyy ”Automaattiset maksukehoituslisät” silloin jos laskutus ohjelman Asetukset | Laskutuksen ohjaustiedot-ikkunassa on aktivoitu optio Automaattiset maksukehoituslisät. Lisätietoja Automaattiset maksukehoituslisät option toiminallisuudesta löytyy Laskutuksen käyttäjän käsikirjasta.

Alla olevissa kohdissa on kerrottu tarkemmin Laskuta ikkunan asetuksista, rajauskentistä ja optioita, joita voitte tarvittaessa käyttää laskun muodostuksessa käyttää.

Laskuta ikkunan Asetukset | Asetukset valikosta löytyy seuraavat käyttäjäkohtaiset asetukset. Saat aktivoitua/deaktivoitua kunkin asetuksen klikkaamalla toiminnon nimeä.

Avaa oletuksena kaikki laskutettavat tilaukset asetuksen ollessa aktivoituna Laskuta ikkuna aukeaa oletuksena siten, että tilaukset kentässä on valmiina rajaus 1-9999999999. Oletuksena asetus ei ole valittuna, jolloin laskuta ikkunan tilaukset kenttään on rajattu valmiiksi se myyntitilaus, josta laskuta ikkuna avattiin.

Jos laskuta ikkuna avataan toimitus ikkunan kautta optiolla Laskuta samantien on laskuta ikkunan tilaukset kentässä silloin aina sama rajaus kuin toimitus ikkunan Tilausnumerot kentässä oli.

Asetuksen ollessa valittuna, Laskuta ikkunan aukeaminen kestää jonkin aikaa silloin jos myyntitilauksista löytyy paljon laskutettavia tilauksia.

Jos aktivoit tämän asetuksen, aktivoituu sinulle automaattisesti silloin myös asetus Vahvista rajaus ENTER-näppäimellä. Mikä tarkoittaa, että silloin kun olet antanut rajausarvot laskuta ikkunassa, niin sinun tulee itse klikata ENTER näppäintä, että rajauksia vastaavat laskutettavat tilaukset päivittyvät ikkunaan. Näitä asetuksia käytetään yhdessä sen vuoksi, että muuten ohjelma tekisi ENTER haun aina uudestaan ja uudestaan kaikista tilauksista kun siirtyisit toisesta rajauskentästä toiseen.

Vahvista rajaus ENTER-näppäimellä asetuksen ollessa valittuna käyttäjä itse päättää missä vaiheessa rajaukset osiossa päivitetään näkyviin rajauksia vastaavat laskutettavat tilaukset. Mikäli tämä asetus ei ole aktivoituna, ohjelma tekee automaattisesti ENTER toiminnon heti kun siirryt rajauskentästä pois. Oletuksena asetus ei ole aktivoituna.

Tämä asetus aktivoituu automaattisesti silloin jos aktivoit asetuksen Avaa oletuksena kaikki laskutettavat tilaukset.

Rajattaessa Toimituspvm tiedolla käyttäjän tulee AINA itse klikata ENTER toimituspäivä rajauksen antamisen jälkeen oli tämä asetus sitten valittuna tai ei.

Mikäli haluat, että antamasi rajaukset jäävät muistiin voit aktivoida laskuta ikkunan Asetukset | Asetukset kohdasta asetuksen Tallenna käyttäjäkohtaiset rajausarvot, jolloin antamasi rajaukset jäävät talteen ja ehdottuvat myös seuraavalla kerralla. Oletuksena asetus ei ole aktivoituna.

Jos laskuta ikkuna avataan toimitus ikkunan kautta, optiolla Laskuta samantien käyttäjäkohtaisia rajausarvoja ei huomioida. Tällöin laskuta ikkunan tilaukset kentässä käytetään samaa rajausta kuin toimitus ikkunan Tilausnumerot kentässä.

Kentissä Toimituspvm ja Tilaukset käyttäjän rajaukset eivät jää koskaan muistiin

Sulje ikkuna asetuksen ollessa valittuna ohjelma sulkee Laskuta ikkunan automaattisesti laskun muodostamisen jälkeen. Mikäli haluat itse sulkea ikkunan sen jälkeen kun olet muodostanut laskut deaktivoi tämä asetus klikkaamalla asetuksen nimeä.

Laskuta ikkunan Rajaukset osiosta löytyy rajauskenttiä ja -optioita, joilla voit rajata laskutettavista tilauksista ne tilaukset, joille haluat muodostaa laskut. Mikäli syötät Tilaukset kenttään rajaukseksi 1-9999999999 ja tyhjäät kaikki muut rajauskentät, saat muodostettua laskut kerralla kaikista laskutettavista tilauksista.

Alla olevaan taulukkoon on listattu ikkunan vakiorajauskentät ja - optiot

Rajauskenttä

Selite

Toimituspvm

Toimituspäivä rajauksella voit rajata ikkunaan laskuttamattomat tilaukset toimituspäivän mukaan

Toimituspäivä rajaus ei jää koskaan talteen.

Toimituspäivä rajaus tulee vahvistaa AINA itse ENTER näppäimellä

Tilaukset

Syötä kenttään laskutettava tilausnumero tai tilausnumeroväli.

Oletuksena rajattuna on se myyntitilaus, josta ikkuna avattiin.

Laskuta ikkunan Asetukset | Asetukset kohdassa voit aktivoida toiminnon Avaa oletuksena kaikki laskutettavat tilaukset, jolloin ikkuna aukeaa oletuksena siten, että tilaukset kentässä on valmiina rajaus 1-99999999.

Laskutusasiakas

Syötä kenttään laskutettavan laskutusasiakkaan numero tai numeroväli

Laskutustapa

Voit rajata laskutettavia tilauksia myös laskutustavan mukaan. Voit valita laskutustavan/-tapoja kentän hakupainikkeen kautta

Tilauslaji

Voit rajata laskutettavaksi tietyn myyntilauslajin tilaukset. Voit valita lajin/lajit kentän hakupainikkeen kautta.

As.tilausnro

Voit tehdä rajauksen myös asiakkaan tilausnumerolla.

Kokonaan toimitetut tilaukset

Optiolla Kokonaan toimitetut tilaukset, voit rajata laskutettavaksi vain ne tilaukset, jotka ovat kokonaan toimitetut.

Kokonaan toimitetut tilausrivit

Optiolla Kokonaan toimitetut tilausrivit, voit rajata laskutettavaksi vain kokonaan toimitetut tilausrivit

Factoring asiakkaat

Optiolla Factoring -asiakkaat, voit rajata laskutettavaksi vain factoring asiakkaiden tilaukset.

Koontilaskutus

Optiolla Koontilaskutus laskutuksen voi tehdä myös koontilaskutuksena laskutus-, toimitus- tai tilaaja asiakkaittain. Lue lisää kohdasta Koontilaskutus

Jos asiakkaalle on asiakaskortistossa valittu optio Vain koontilaskutus, laskutetaan ko. asiakkaan tilaukset aina koontina, vaikkei Laskuta-toiminnon Koontilaskutus-optio olisikaan valittuna.

Jos asiakkaalle on asiakaskortistossa valittu optio Koontilaskutus kielletty, muodostetaan asiakkaalle aina yksittäiset laskut tilauksista, vaikka Koontilaskutus optio olisikin aktivoituna laskuta ikkunassa.

Voit myös itse lisätä rajauskenttiä valitsemalla rajausarvon Lisää rajauskenttä kentän alasvetovalikosta ja klikkaamalla sitten kentän vieressä olevaa

-painiketta. Lue lisää alta kohdasta Itse lisättävät rajauskentät.

Lisää rajauskenttä-kentän alasvetovalikosta löydät alla näkyvässä taulukossa listatut rajausarvot. Voit tarvittaessa lisätä kentän alasvetovalikosta uusia rajauskenttiä. Se tapahtuu seuraavasti: Valitse rajausarvo kentän alasvetovalikosta ja paina kentän vieressä olevaa

-painiketta. Tälloin ohjelma tekee valitsemastasi arvosta uuden rajauskentän ikkunan Rajaukset osioon. Itse lisäämäsi rajauskentät jäävät talteen ja ehdottuvat ikkunaan seuraavallakin kerralla.

Voit poistaa itse lisätyn rajauskentän painamalla kentän vieressä olevaa

-painiketta.

Rajausarvo

Selite

Alue

Laskutusasiakkaan alue asiakaskortistosta

Asiakasryhmä

Laskutusasiakkaan asiakasryhmä asiakaskortistosta

Jakso

Laskutusasiakkaan jakso asiakaskortistosta

Kustannuspaikka

Myyntitilausrivin kustannuspaikka

Lask.as.osoite

Laskutusasiakkaan osoite esim. 65100 Vaasa

Lask.as.viite

Laskutusasiakkaan viite tilauksen viitteenne kentästä

Maksuehto

Tilauksen maksuehto

Merkki

Tieto tilauksen Merkki kentästä

Myyjä

Tilauksen myyjä

Positio

Tilausrivin positio

Projekti

Tilausrivin projekti

Rahdinkuljettaja

Tilauksen rahdinkuljettaja

Tilaaja

Tilaajan asiakasnumero

Toim.as.osoite

Toimitusasiakkaan osoite esim. 65100 Vaasa

Toim.as.viite

Toimitusasiakkaan viite viitteenne kentästä

Toimitusasiakas

Toimitusasiakkaan asiakasnumero

Tuotekoodi

Tilausrivin tuotekoodi

Viitteemme

Tilauksen Viitteemme kentän tieto

Alla esimerkki, jossa rajauskentäksi lisätään Merkki kenttä

Itse lisätyn rajauskentän voi poistaa klikkaamalla kentän perässä olevaa miinus

-painiketta

Riveille siirrettävät lisätiedot sisältävät optioita tiedoista, joita voit siirtää tilauksista muodostettaville laskuille rivitiedoiksi. Tiedot on käyty läpi seuraavassa taulukossa.

Optio

Selite

Rivinyläpuolellatuleva otsikko-optiot

Toimitusosoite riville

Toimitusosoite tilaukselta tulee myös laskuriveille.

Tilaus- ja lähetetiedot

Tilaus- ja lähetetiedot tulevat otsikoksi ennen laskutettavia rivejä.

Merkki ja asiakkaan tilausnumero

Merkki- ja asiakkaan tilausnumero tulevat otsikoksi ennen laskutettavia rivejä.

Viitteenne ja myyjänumero

Viitteenne ja myyjänumero tulevat otsikoksi ennen laskutettavia rivejä.

Viitteemme ja tilaaja

Viitteemme ja tilaaja tulevat otsikoksi ennen laskutettavia rivejä.

Asiakkaan tilausnumero ja lähetetiedot

Asiakkaan tilausnumeron ja lähetetiedot tulevat otsikoksi ennen laskutettavia rivejä.

Lähetetiedot eriteltynä

Option ollessa valittuna tulostuu rivien yläpuolelle lähetetiedot eriteltynä. Tätä optiota voi käyttää vain yhdessä option Tilaus- ja lähetetiedot tai option Asiakkaan tilausnumero ja lähetetiedot kanssa

Mikäli tilauksella on tekstirivejä, päivittyvät ne tämän option kanssa laskulle aina ensimmäisiksi riveiksi ja vasta sen jälkeen tulee lähetetietoineen toimitetut rivit.

Rivin alapuolella tuleva informatiivinentieto-optiot

Toimituspäivä riville

Toimituspäivämäärä päivittyy tuoterivin alle.

Työnumero ja projekti

Myyntitilausrivin työnumero ja projekti tiedot tulevat varsinaisen laskutetun rivin alapuolelle informatiiviseksi tiedoksi.

Optiot-otsikon alla näkyvät seuraavassa taulukossa eritellyt valinnat.

Käyttäjän optio valinnat jäävät muistiin ja ehdottuvat ikkunaan myös seuraavalla kerralla.

Optio

Selite

Koontilaskutus

Optiolla Koontilaskutus laskutuksen voi tehdä myös koontilaskutuksena laskutus-, toimitus- tai tilaaja asiakkaittain. Lue lisää kohdasta Koontilaskutus

Jos asiakkaalle on asiakaskortistossa valittu optio Vain koontilaskutus, laskutetaan ko. asiakkaan tilaukset aina koontina, vaikkei Laskuta-toiminnon Koontilaskutus-optio olisikaan valittuna.

Lisät ja ale-% toimitusasiakkaalta

Ohjelma hakee laskulisät ja lisäalennukset toimitusasiakkaan tiedoista. Normaalisti nämä tiedot haetaan laskutusasiakkaalta.

Vahvista lisäalennukset/ lisät

Option ollessa valittuna, laskun muodostuksessa tulee vahvistuskysymys, jossa voit päättää lisätäänkö muodostettavalle laskulle lisäalennus ja/tai laskulisät, mikäli sellaiset on asiakkaalle määritelty.

Lisäalennukset voi ylläpitää asiakkaalle asiakaskortistossa Tiedosto | Alennukset ikkunassa.

Laskulisät voi ylläpitää asiakkaalle asiakaskortiston Tiedosto | Laskulisät ikkunassa.

Jos tilaukselle on määritelty myyjä, tieto päivittyy laskulla myös lisäalennukset/lisät-riveille.

Käsittele laskulisät

Option avulla voidaan lisätä asiakaskortistossa määritetyt laskulisät muodostetuille laskuille (pienlaskutuslisä yms.). Laskulisä voi olla summalisä tai %-osuus laskun loppusummasta.

Siirrä jälkitoimitustieto

Option avulla voidaan laskutukseen siirtää myös tieto jälkitoimituksessa olevista tuoteriveistä.

Vahvista osamaksut

Option ollessa aktivoituna, pyytää ohjelma vahvistamaan tilaukselle muodostetut osamaksut.

Liittyy WOM-lisenssiin. Osamaksulaskutus käydään läpi tarkemmin Osamaksut-käsikirjassa.

Siirrä linkit laskulle

Option ollessa aktivoituna myyntitilauksen linkit kopioituvat myös laskulle. Optiota EI voi käyttää yhdessä Koontilaskutus-option kanssa. Laskulle myyntitilaukselta kopioitu linkki näkyy kahtena Linkit-ikkunan asiakasnäkymässä, mikä mahdollistaa sen, että linkin voi tarvittaessa poistaa laskulta sovellusnäkymän kautta ilman, että linkki häviää myyntitilaukselta ja päinvastoin.

Lisää vakuutus

Jos optio on valittu, ohjelma lisää laskuriveille loppuun vakuutuksen. Vakuutuksen määrittelyt tehdään Määrittely-otsikkoa klikkaamalla, joka tulee näkyviin sitten kun optio Lisää vakuutus on valittuna.

Välisummat

Jos Välisummat on valittu, tehdään laskun riveille aina tilauksen jälkeen välisummarivi.

Optiota voi käyttää ainoastaan yhdessä option Koontilaskutus kanssa.

Yhdistä rivin erätoimitukset laskulla

Eräseurannan optio. Jos myyntitilausrivi toimitetaan useammasta erästä, tällä optiolla myös laskulle tulee vain yksi tilausriviä vastaava rivi. Jos optio ei ole päällä, niin oletuksena jokaisesta toimitetusta erästä tulisi oma laskurivi, jolloin vastaanottajalla tilattujen rivien määrä ei vastaisi laskulla tulevien rivien määrää.

Alaosan Laskuoptiot ja lisäasetukset osion saa tarvittaessa piiloon. Se onnistuu siten, että klikkaat otsikkorivin lopussa olevasta nuoli alaspäin

-painiketta. Klikkaamalla otsikon perässä olevaa nuoli ylöspäin

-painiketta osion saa takaisin näkyviin.

Koontilaskutus-kohdassa voit määrittää, miten ohjelma suorittaa koontilaskutuksen.

Jos asiakkaalle on asiakaskortistossa valittu optio Vain koontilaskutus, laskutetaan ko. asiakkaan tilaukset aina koontina, vaikkei Laskuta-toiminnon Koontilaskutus-optio olisikaan valittuna. Jos asiakkaalle on asiakaskortistossa valittu optio Koontilaskutus kielletty, muodostetaan asiakkaalle aina yksittäiset laskut tilauksista, vaikka Koontilaskutus optio olisikin aktivoituna laskuta ikkunassa.

Tilauksista muodostetulle koontilaskulle päivittyy yläosan Myyjä kenttään tieto silloin, jos jokaisella koontilaskun tilauksella on sama myyjä. Muulloin myyjä kenttä koontilaskun yläosassa jää tyhjäksi ja myyjä tieto löytyy vain laskuriviltä (laskurivi.myyja).

As.tilausnr päivittyy koontilaskulle vain silloin jos kaikilla myyntitilauksilla, joista koontilasku muodostettiin, oli sama arvo As.tilausnr kentässä. Muulloin As.tilausnr kenttä jätetään koontilaskulla tyhjäksi.

Kenttä

Selite

Koontilaskutus

Kun tämä optio on valittuna, ohjelma yhdistää laskuttamattomat tilaukset toimitus-, laskutus tai tilaaja asiakkaan mukaan. Jos optio ei ole valittuna, ohjelma tekee kustakin tilauksesta oman laskun.

Laskutusasiakas

Ohjelma yhdistää saman laskutusasiakkaan tilaukset samalle laskulle, jos Koontilaskutus-optio on valittu.

Toimitusasiakas

Ohjelma yhdistää saman toimitusasiakkaan tilaukset samalle laskutusasiakkaalle, jos Koontilaskutus-optio on valittu.

Tilastoitavat tuotteet tulee koontilaskuttaa AINA toimitusasiakkaan mukaan. Silloin toimitustieto tulee laskulle toimitusasiakaskenttään ja tiedot menevät oikein myös Intrastatille.

Tilaaja

Ohjelma yhdistää saman tilaajan tilaukset samalle laskutusasiakkaalle, jos Koontilaskutus-optio on valittu.

Koontilaskusta voit tulostaa laskuliitteet toimitusosoitteittain. Tulostus löytyy laskutus/myyntireskontrassa Tulostus-valikosta.

Laskutiedoissa voit määrittää seuraavat asiat:

Optio

Selite

Laskun pvm

Laskun päiväykseksi annetaan laskuille tuleva päivä.

Arvopäivä

Arvopäivä tarkoittaa sitä päivää, josta maksuehto annetaan.

Laskulaji

Laskulaji-pudotusvalikosta voit valita halutun laskulajin, johon laskut tehdään. Korkolaskulajiin (laji 4) laskuttaminen on estetty.

Muista laskulaji

Jos valitset tämän kohdan, ohjelma muistaa seuraavalla kerralla aiemmin käytetyn laskulajin.

Valuuttaklausuulin avulla muutetaan laskun loppusummaa, jos valuuttakurssi on muuttunut tilauksen kurssista. Toiminto tekee laskulle ylimääräisen rivin, joka korjaa laskun loppusummaa valuuttamuunnoksen verran.

Jotta valuuttaklausuuli toimisi

Kenttä

Selite

Kurssiero %

Pienin huomioitava kurssiero prosentteina

Kurssipvm

Uuden valuuttakurssin päivämäärä

Vaikutus %

Kurssieron vaikutus prosentteina. 100 % = täysimääräinen vaikutus

Valuuttaklausuuli-osio näkyy Laskuta-ikkunassa ainoastaan silloin, kun ikkunaan rajatuissa laskutettavissa tilauksissa on mukana valuuttamääräisiä tilauksia.

Vakuutustietojen määrittelyn suoritat omassa ikkunassaan, johon pääset klikkaamalla otsikkoa Määrittely, mikä tulee näkyviin vasta, kun valitset option Lisää vakuutus.

Jokaiselle käytössä olevalle kielikoodille voit määrittää omat vakuutustekstinsä. Huomioi, että lisättävä vakuutus on riippuvainen tilauksen toimitusehdosta. Vakuutuksen määrittelyissä voit määrittää seuraavat kohdat:

Kenttä

Selite

Kieli

Kirjoita tähän kenttään ohjaustiedoissa määritetty kielikoodi, esimerkiksi FIN , SWE tai ENG.

Vakuutusteksti

Kirjoita tähän kenttään vakuutusteksti sillä kielellä, joka on määritetty Kieli-kentässä.

Vakuutus­prosentti

Käytössä oleva vakuutusprosentti, esimerkiksi 0,2.

Toimitusehdot

Kirjoita tähän kenttään ne (yrityksen ohjaustiedoissa määritellyt) toimitusehtonumerot, jotka haluat vakuutettavan. Erota numerot toisistaan pilkuilla esimerkiksi (1,2,3).

Tili

Kenttään kirjoitetaan sen tilin numero, jolle vakuutus tiliöidään, esimerkiksi myyntitili 3022. Voit valita tilin kentän alasvetovalikosta.

Tarvittaessa Tili-kentän saa tyhjättyä Backspace tai Delete-näppäimellä.

Laskuta ikkunan yläosasta löydät seuraavat painikkeet

Painike

Selite

Pikavalinta

Päivitä näkymä -painiketta klikkaamalla ikkunaan päivittyy rajauksia vastaava reaaliaikainen tilanne. Sama toiminto löytyy myös Muokkaa valikosta

F5

Näytä tilausrivit -painiketta klikkaamalla ohjelma lisää taulukkoon tilausnumeron eteen

-merkin, jota klikkaamalla näet tietoja tilauksen laskutettavista toimitusriveistä mm. lähetenro, toimituspvm ja laskutettava määrä. Käyttäjän valinta jää muistiin.

Ctrl+F5

Tyhjennä haku-painiketta klikkaamalla saat tyhjättyä Rajaukset osion rajauskentät. Tällöin ohjelma tyhjää kaikki muut rajauskentät ja päivittää Tilaukset kenttään sen myyntitilausnumeron, josta ikkuna avattiin.

Ctrl+F7

Yläosan painikkeiden lisäksi ikkunasta löytyy Laskuta-painike, jota klikkaamalla ohjelma muodostaa laskut ikkunaan rajatuista tilauksista.

Ctrl+L