Tässä kohdassa kuvataan lyhyesti valikkotoiminnot. Tulostus- ja Raportit-valikkojen sisältö on käyty läpi luvussa Raportointi ja tulosteet.

Toiminto

Selite

Tietojen tuonti

Laskutus/myyntireskontraan voidaan tuoda tietoja toisesta järjestelmästä. Tiedontuonti vaatii Tiedonsiirtolisenssin (WSR) ja ominaisuudesta on erillinen käsikirja. Laskutietojen tuontitoiminto on samankaltainen kuin myyntitilausten, josta löydät tietoa myös Myyntitilausten käsikirjasta.

Tietojen tuonnilla luodusta laskusta syntyy merkintä ”Tiedontuonti” laskun Näytä | Tietueen tapahtumat –ikkunaan.

Jos Tietojen tuonti-ikkunassa ja tuonti-aineistossa ei ole määritelty laskulajia, laskut tuodaan laskulajiin 1.

Huom! Tietojen tuonnissa on nyt käytössä Ascii-välilehti.

Laskutukseen voi tuoda aineistoja, jotka ovat tiedostomuodoltaan ja merkistöasetuksiltaan Novan aineistokuvauksen mukaisia.

Tietojen vienti

Laskutus/myyntireskontrasta voidaan muodostaa tiedosto, jonka avulla tiedot saadaan siirrettyä toiseen järjestelmään. Tiedonvienti vaatii Tiedonsiirtolisenssin (WSR) ja ominaisuudesta on erillinen käsikirja.

Suoritusaineiston vienti

Toiminnon kautta voit muodostaa laskun suorituksesta vienti-aineiston Visma Amilille.

Vaihda laji

Toiminnon kautta vaihdat laskun lajista toiseen. Lajin vaihdon saat tehtyä valittuna olevassa laskulajissa yhdelle tai useammalle laskulle kerralla. Käsiteltävät laskut rajaat tarvittaessa laskunumerovälin, laskupäiväyksen, arvopäivän ja minimisumman avulla. Ks. kohta Laskulajin vaihto.

Toimintoa käytetään muun muassa keräilylaskun siirtämisessä keräilylajista normaalilaskulajiin. Siihen ei kuitenkaan ole oikeuksia kaikilla käyttäjäryhmillä.

Factoring aineisto

Toiminto avaa Factoringlinkki-ohjelman.

Muodosta osamaksut

Toiminto on käytettävissä, mikäli WOM-lisenssi on aktivoitu. Tämän avulla voit muodostaa valittuna olevasta laskusta osamaksuja haluamallesi osamaksumäärälle. Ohjelma muodostaa osamaksuista laskut. Tarkemmat ohjeet löydät Osamaksulaskutus –oppaasta.

Suoritus

Toiminnon kautta kirjaat laskuille suoritukset. Pikavalinta on Ctrl + U. Suorituksen tekemisestä on kerrottu tämän oppaan luvussa Suoritusten kirjaaminen.

Manuaali/ulkomaan suoritus

Toiminnon kautta kirjaat laskuille suoritukset. Pikavalinta on Ctrl + M. Suorituksen tekemisestä on kerrottu tämän oppaan luvussa Suoritusten kirjaaminen.

Korkolaskut

Tämän toiminnon kautta käynnistät korkolaskutuksen. Korkolaskujen muodostamisesta on kerrottu tämän oppaan luvussa Korkolaskutus.

Kassatapahtumat

Toiminto avaa kassatapahtumien hallintaikkunan. Löydät siitä tietoa tämän oppaan kassatapahtumia käsittelevästä luvusta.

Rakenne ja työvaiheet

Valitessasi tämän toiminnon saat näkyviin valitun rivin tuotteen tuoterakenteen ja työvaiheet. Rakenteista ja työvaiheista saat lisätietoa Materiaalihallinnon käsikirjasta.

Lukitse laskut

Toiminto lukitsee laskut peruuttamattomasti annettuun päivämäärään saakka. Ota varmuuskopio tietokannasta ennen lukitusajoa. Ks. kohta Laskujen lukitsitseminen.

Laskun Tila-kentän väri muuttuu, kun lasku on lukittu.

Tarkista reskontra

Tällä toiminnolla saat tarkistettua reskontrassa mahdollisesti olevat puutteet. Ohjelma käy läpi laskun loppusumman ja tiliöintirivien summan yhteneväisyyden, laskuriveillä olevat kirjanpidolliset tilinumerot sekä laskun suorituksen oikeellisuuden. Ks. kohta Reskontran täsmääminen.

Poista tapahtumia

Toiminnolla voit poistaa laskuja numero-, laji- tai pvm- rajauksella. Ks. kohta Laskun poisto.

Huom! Toiminto on peruuttamaton.

Myyjän kirjautuminen

Toiminnon avulla voit kirjautua myyjänä ohjelmaan. Ominaisuus liittyy WCH-lisenssiin. Tällöin kyseinen myyjätieto ehdottuu uudelle käteislaskulle automaattisesti.

Ohjelma voidaan tämän valinnan kautta myös asettaa vaatimaan myyjän kirjautumista ennen jokaisen uuden tapahtuman syöttöä.

Vaihda yritys

Toimintoa käytetään pääasiassa silloin, kun laskuja syötetään useammalle yritykselle eli käytössä on moniyrityskäsittely. Valinta sulkee tietokannan ja avaa Visma Novan aloitusnäkymän, josta valitset seuraavan yrityksen laskuttamista varten. Yrityksen vaihto on myös nopea tapa päivittää esimerkiksi ohjaustietoihin tehdyt muutokset. Tällöin et aloitusnäkymän avautuessa valitse toista yritystä, vaan sen, jonka tietoihin teit muutoksia. Pikavalinta on Ctrl + F9.

Lopeta

Laskutus/myyntireskontra sulkeutuu koneella tämän valinnan seurauksena. Toiminto ei sulje koko Visma Nova –ohjelmistoa. Saman toimenpiteen saat suoritettua pääruudun oikeassa yläkulmassa olevaa rastia napauttamalla.

Lopeta ja kirjaudu ulos

Kaikki Visma Nova –ohjelmat sulkeutuvat koneella. Ohjelma kysyy vahvistuksen toiminnolle.

Muokkaa-valikon toimintoja on pääsääntöisesti käyty läpi luvussa 3.

Toiminto

Selite

Uusi

Tällä valinnalla muodostat valittuun lajiin uuden laskun, joka saa seuraavan vapaan laskunumeron numerosarjojen mukaan. Pikavalinta toiminnolle on F6.

Uusi kopioiden

Tällä toiminnolla kopioit valittuna olevan laskun yhdeksi tai useammaksi uudeksi laskuksi samaan laskulajiin. Uusi lasku saa samat asiakas-, summa- ja maksuehtotiedot kuin alkuperäinen lasku. Päiväys muuttuu kuluvaksi päiväksi. Myös laskurivit on mahdollista kopioida.

Toiminnon kautta saat tehtyä myös hyvityslaskun, joka on samanlainen kuin alkuperäinen lasku, mutta negatiivisin kpl- ja summatiedoin. Pikavalinta toiminnolle on Shift+F6. Uuden laskun tietueen tapahtumiin päivittyy tieto kopioinnista.

Päivitä tiedot optiolla uudelle laskulle päivitetään seuraavat tiedot tallennushetken mukaan. Yläosan tiedoista päivitetään: Asiakastiedot, Maksuehto, Toimitustapa, Myyjä, Toimitusehto, Kuljettaja, Viitteenne, Rahdinkuljettaja ja Kielikoodi. Rivillä päivitetään: Nimike, Lisänimike, A-hinta, Aleprosentit, Tili, Alv%, Kustannuspaikka, Mitat, Versio, Piirustusnumero, Viite, Per, TXT, Väri, Piste, Tehdas, Hyllypaikka, MK, Netto ja Vnetto. Valuuttamääräiselle laskulle valuuttakurssi päivitetään uusimman valuuttakurssin mukaan. Päivitä tiedot optiota EI voi käyttää silloin jos kopioimalla luodaan useampi lasku samalla kertaa tai jos käytetään optiota Kopioi rivit negatiivisena(hyvitys).

HUOM! Päivitä tiedot optio EI tee päivityksiä puretuille rakenteille (päätuote + rakennerivit)

Uusi kopioiden toiminnolla tehdyn uuden laskun tuotteille tehdään E-ryhmä tarkistus. Mikäli laskulla on E-ryhmän tuotteita antaa ohjelma siitä ilmoituksen ja voit valita kopioidaan E-ryhmän tuoterivit vai ei. E-ryhmä tarkistusta EI tehdä silloin, jos toiminnolla luodaan kerralla useampi lasku tai, jos käytetään optiota Kopioi rivit negatiivisena(hyvitys).

Poista

Toiminnolla poistat valittuna olevan laskun lopullisesti. Ohjelma varmistaa toimenpiteen ennen lopullista poistoa. Kyseinen laskunumero poistuu lopullisesti, jollei numerosarjoja muuteta siten, että seuraava uusi lasku saa poistetun numeron. Pikavalinta toiminnolle on F7.

Muokkaa

Valitessasi tämän toiminnon kohdalla oleva lasku asetetaan muokkaustilaan, jolloin sen tietoja voidaan ylläpitää. Pikavalinta toiminnolle on F11.

Uuden laskun oletusarvot

Voit määritellä eri kentille alkuarvot, joita uudelle laskulle ehdotetaan. Ruutu tyhjennetään ja kenttiin haetaan aiemmat alkuarvot. Muuta tietoja ja tallenna muutokset painamalla Enter. Alkuarvot ovat lajikohtaisia, mutta yhteisiä kaikille käyttäjille.

Nämä oletusarvot huomioidaan joka kerta, kun muodostetaan uusi lasku. Alkuarvoja täydentävät asiakkaiden taakse määritetyt oletustiedot, esimerkiksi oletuksena oleva eri laskutusasiakas.

Lisää asiakas

Muokkaa | Lisää asiakas –toiminnolla voit perustaa asiakkaita. Asiakkaan perustamista ehdotetaan myös silloin, kun asiakastietoja ei löydy. Uudelle asiakkaalle tulee asiakasnumero numerosarjoissa tehtyjen määritysten mukaan. Toiminto avaa Asiakaskortiston, jossa ylläpidetään asiakkaiden tietoja.

Asiakkaiden perustaminen on käyty läpi tarkemmin Käyttäjän perusoppaassa.

Lisää nimike

Tällä toiminnolla voit perustaa uusia nimikkeitä. Toiminnon voit valita myös pikapainikkeesta rivitietojen työkaluriviltä. Tuotteen perustamista ehdotetaan myös silloin, kun haettavaa tuotekoodia ei löydy. Toiminto avaa Varastokirjanpidon, jossa ylläpidetään nimikkeiden tietoja.

Syötä loppusumma

Tällä toiminnolla voit antaa laskun loppusumman siten, että se jyvitetään tasaisesti tilausriveille. Toiminto on ohjeistettu tarkemmin kohdassa Loppusumman jyvitys.

Valuuttamuunnos

Toiminnon kautta voit vaihtaa laskulle toisen valuutan, jolloin ohjelma muuttaa myös laskurivien summat uuteen valuuttaan, käyttäen ikkunan valuuttakerroin kentässä annettua kerrointa.

Päivitä Intrastat-tiedot

Toiminnolla voit tarvittaessa päivittää tilausrivien Intrastat-ikkunoihin muutetut tiedot tuotteen tullaustiedoista/asiakaskortistosta.

Haku- ja näkymätoimintoja on käyty tarkemmin läpi Käyttäjän perusoppaassa.

Toiminto

Selite

Etsi

Tämän komennon avulla haet haluamasi laskun nopeasti kohdalle. Hakukriteereitä voit määritellä kaikkiin niihin kenttiin, jotka ovat valittavissa tämän komennon antamisen jälkeen. Rivitiedoissa näkyvät komennon antamisen jälkeen vihreänä ne kentät, joilla voi tehdä hakuja.

Ensimmäinen

Toiminnolla haet ruudulle ensimmäisen laskun valittuna olevasta laskulajista ja näkymästä.

Edellinen

Tällä toiminnolla haet ruudulla olevaa laskua edeltävän laskun ruudulle. Pikavalinta toiminnolle on F3.

Seuraava

Tämän valinnan avulla haet ruudulla olevaa laskua seuraavan laskun ruudulle. Pikavalinta toiminnolle on F4.

Viimeinen

Tällä komennolla haet valittuna olevan laskulajin ja näkymän viimeisen laskun ruudulle.

Lista

Toiminnolla avaat listanäkymän, johon ohjelma hakee kaikki valitun näkymän mukaiset laskut. Saat valittua listasta kaksoisnapauttamalla laskun, jonka tiedot haluat hakea kenttiin. Pikavalinta toiminnolle on F5.

Asetukset | Haku kaikista lajeista toiminnolla listaan päivittyy laskut kaikista laskulajeista, joihin sinulla on oikeus. Tuplaklikkaamalla laskunumeroa taulukossa, ohjelma taustalla aukeaa kyseiseen laskuun.

Asiakkaan edellinen lasku

Toiminnolla haet asiakkaan valittuna olevan laskulajin mukaisen edellisen laskun ruutuun. Mikäli edellistä laskua ei ole, antaa ohjelma tästä ilmoituksen. Pikavalinta on F9.

Asiakkaan keräilylasku

Tällä toiminnolla haet ruudulla näkyvän asiakkaan keräilylaskun (keräilylaskulajista). Mikäli keräilylaskua ei ole tehty, antaa ohjelma tästä ilmoituksen. Pikavalinta on Shift + F9.

Vain kuluva vuosi

Tällä toiminnolla suodatat ruutuun vain kuluvan vuoden laskut. Jos suodatus on tehty valikossa näkyy pieni väkänen ennen tekstiä.

Toiminto

Selite

Tietueen tiedot

Tietueen tiedoista näet, kuka kyseisen laskun on tehnyt ja koska. Lisäksi näet tietueen viimeisimmän muuttajan ja muutospäivän. Perustajan ja muuttajan tiedot tulevat Visma Novan käyttäjätunnuksista. Päiväys tulee käyttöjärjestelmän päivämääräasetuksista. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F10.

Tietueen tapahtumat

Tietueen tapahtumat -ikkunasta näet kaikki toiminnot, mitä kohdalla olevalle laskulle on tehty, sekä lisäksi koska ja kuka (käyttäjätunnus) toiminnon on tehnyt. Huomaa, että rivin lisäyksestä näkyy enemmän tietoa siinä tapauksessa, että se on tehty nimikelistaa apuna käyttäen.

Itse määriteltävät tiedot

Valinnan kautta voit lisätä tietokantaan kenttiä laskun yläosan tietoihin. Esim. jos tarvitaan laskukohtaisesti jotain sellaista tietoa, jolle ei omaa kenttää ohjelmasta löydy. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F8.

Asiakastiedot

Toiminnon avulla saat näkyviin valittuna olevan laskun asiakastiedot Asiakaskortistossa. Voit tehdä asiakastietoihin muutoksia tässä ikkunassa. Pikavalinta toiminnolle on Shift+F11.

Nimiketiedot

Ikkunasta näet sen nimikkeen tiedot, jota koskeva laskurivi on aktiivisena. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F11.

HUOM. Nimikeapu-ikkunasta näet aktiivisen rivin varastopaikkakohtaisen keskihinnan.

Nimikelista

Näyttää nimikkeet listamuodossa. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+N.

Sarjanumerot

Toiminto näyttää sarjanumerot aktiivisena olevan laskurivin nimikkeen osalta. Sarjanumeroseurannasta on kerrottu enemmän Varastokirjanpidon käsikirjassa.

Tilaustiedot

Toiminnolla näet myyntitilaukset, joista valittuna oleva lasku on muodostettu.

Suoritukset

Tällä valinnalla näet aktiivisena olevan laskun suoritukset. Pikavalinta tälle toiminnolle on F8. Laskun suoritusikkunasta on kerrottu enemmän oppaan luvussa 6.

Tiliote

Yksittäisen asiakkaan reskontratilanne on nopein tutkia Tiliote-toiminnolla, jolla saat tulostettua asiakkaan avoimet, kaikki tai suoritetut laskut halutusta päivämäärästä lähtien. Tiliotteen avulla voit myös muistuttaa asiakasta saatavista. Tulostus kuten muissakin tulosteissa. Tulosteelle tiedot rajataan laskun päiväyksen mukaan.

Kuljetus- ja remburssitiedot

Toiminnolla avautuvaan ikkunaan voit täyttää laskua koskevat tiedot, jotka tulostuvat räätälöidyille lomakkeille.

WIN-lisenssin aktivoinnilla voit ylläpitää tietoja myös kentissä Liikelaji, Kuljetusmuoto ja 3kanta. Mikäli kenttä 3kanta on aktivoitu tilaukselle, kyseisen tilauksen laskurivit eivät tule Intrastat-raportille, vaikka vienti olisi EU-maahan. Ohjelma tuo ohjaustiedoista oletusliikelajin ja -kuljetusmuodon tähän ikkunaan. Jos muutat Kuljetus ja remburssitiedot -ikkunassa kenttien Liikelaji ja/tai Kuljetusmuoto tietoja laskulla, ohjelma kysyy, päivitetäänkö ne myös riveille. Vastatessasi Kyllä tiedot päivittyvät kyseisiin rivitietokenttiin, jotka saat näkyviin Intrastat-painikkeella.

Rivin lisätiedot

Näyttää valitun rivin lisätiedot, kuten painon ja tilavuuden.

Kokolajitelmat

Näyttää valitun rivin kokolajitelmatiedot, mikäli rivillä olevalla tuotteella on kokolajitelma. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+O.

Linkit

Toiminnolla voit lisätä tilaukselle linkkejä sekä tarkastella asiakkaaseen tai tuotteisiin liitettyjä linkkejä. Toiminto käydään tarkemmin läpi Käyttäjän perusoppaassa.

Pikavalinnat / Tuote-asiakasmyynti

Tällä saat avattua tilauksen asiakasta koskevan Asiakastiedot-näytön, jossa on aktiivisena Tuotemyynti-välilehti. Ks tarkemmin seuraavasta alakohdasta. Pikavalinta toiminnolle on Shift+F8.

Muistilappu

Toiminto avaa aktiivisena olevan laskun muistilapun. Voit syöttää muistilappuun yrityksen sisäiseksi tiedoksi tarkoitettua tekstiä.

HUOM. Myyntitilauksesta muodostetulle laskulle kopioituu muistilapun tieto, mikäli muistilapulle on ylläpidetty tekstiä. Mikäli kyseessä on koontilasku, joka on luotu myyntitilauksen Laskuta-toiminnon kautta, kopioituu koontilaskulle koontilaskun ensimmäisen myyntitilauksen muistilapun tieto.

Sähköiset rahtikirjat

Ikkunassa näet laskulle luodut sähköiset rahtikirjat.

Aktivoi rivillä jokin kenttä ja kaksoisnapauta sitä, jolloin pääset Unifaun Online –ohjelman Track&Trace –palveluun. Palvelussa voit seurata lähetyksen kulkua, mikäli kuljetusliikkeellä on seurantapalvelu.

Toiminto

Selite

Taulukkomäärittelyt

Toiminnolla voit muokata laskutuksen riviotsikoita ja rivitaulukon asetuksia. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+P.

Laskutuksen ohjaustiedot

Tämän valinnan kautta määrittelet maksukehotuslisien käsittelyn ja maksukehotuslisien kirjanpitotilit.

Teema

Tämän valinnan kautta määrittelet haluatko käyttää uudistetuissa sovelluksissa vaaleaa vai tummaa ulkoasua. Valinta on käyttäjäkohtainen. Jos teemaa vaihdetaan, tulee käytetty ohjelma sulkea, jotta muutos tulee kokonaan käyttöön.

Vaihda vanhaan Laskutus-sovellukseen

Tämän valinnan avulla voit siirtyä vanhaan Laskutus-sovellukseen.

Tuote-asiakasmyynti -ikkunasta saat nopeasti tiedon asiakkaalle tapahtuneesta myynnistä.

Laskutus-välilehdeltä näet asiakkaan viimeisimmät laskut tai haluttaessa kaikki asiakkaalle tehdyt laskut. Laskutiedoista nähdään laskujen numero, summa, eräpäivä, tila, laji sekä myyjä.

Tuotemyynti-välilehdellä voit tarkastella tietyn tuotteen tai tuoteryhmien myyntiä kyseiselle asiakkaalle. Valitse haluttu tuote paina Laske, jolloin ohjelma näyttää kaikki asiakkaan laskut ja tilaukset, joista kyseistä tuotetta löytyy. Ruudun alaosassa voit valita halutut tuoteryhmät, joiden myyntiä haluat seurata. Kausina ovat kuluva, edellinen ja omavalintainen kausi.