Luvussa kerrotaan, miten lähetät ohjelmalla kirjanpidosta tai palkanlaskennasta muodostetut raportit.

Raporttiaineiston muodostaminen ja lähettäminen tapahtuu ohjelman pääikkunassa. Seuraavissa alakohdissa on kerrottu määritykset ja optiot, joihin sinun tulee ottaa kantaa ennen raporttien lähetystä. Tekemäsi asetukset jäävät muistiin ja ohjelma tarjoaa niitä seuraavallakin käynnistyskerralla.

Ohjelman pääruudulla määrität lähetettävän aineiston rajaukset ja tiedot.

Valitse tulostuskohteeksi Sähköposti ja valitse sopiva tiedostomuoto tulosteille (esim. pdf, html, doc).

Ruutu-valinnan avulla voit tulostaa raportit esikatseluun näytölle, kun taas Kirjoitin-valinta ohjaa ne tulostimelle.

Syötä Yritysnumero-rajaukseen yritys tai yritykset, joiden raporttijonoihin määritetyt tulosteet haluat toimittaa sähköpostitse. Voit rajata myös tarvittaessa päivämäärillä valitsemalla raportointijakson alku- ja loppupäivän valikosta.

Valitse raporttijono sekä markkinointiryhmä, jos se on määritetty. Raporttijonojen ylläpito tapahtuu Tiedosto-valikossa, markkinointiryhmien perustaminen aloitusnäkymässä ja jäsenten ylläpito asiakaskortistossa.

Mikäli et käytä markkinointiryhmärajausta, raportit toimitetaan kaikille kyseisen yrityksen yhteyshenkilöille, joilla on asiakaskortistossa sähköpostiosoite!

Määritä tarvittavat optiot:

Optiot

Selite

Vahvista tulostukset

Ohjelma avaa kirjanpidon ja palkkojen tulostusikkunat, joissa vahvistat tulostuksen jokaisesta raportista erikseen. Tällä tavoin varmistut, että käytetyt rajaukset (esim. ajanjakso) ovat oikein. Jos optio ei ole valittuna, viestit lähtevät automaattisesti niillä tulostusrajauksilla, joita olet käyttänyt ohjelmassa viimeksi. Mikäli yrityksiä on useita, kannattaa tulostaa ensimmäiselle yritykselle raporttijono Vahvista tulostukset -optiolla ja lopuille ilman optiota. Yleensä kuukausittain tehtävissä tulostuksissa muuttuu ainakin päivämääräväli.

Vahvista sähköpostin lähetys

Tällä optiolla vahvistat viestin lähetyksen erikseen jokaiselle asiakkaalle sähköpostiohjelmassa painamalla viestin Lähetä-painiketta. Näin varmistut, että olet määritellyt raporttijonon vastaanottajat oikein.

Tulosta kansisivu

Ohjelma tekee erillisen kansisivun, joka tulostuu ennen raportteja.

Simuloi tulostus

Tämän option avulla teet koetulostuksen raporteille, mutta ohjelma ei lähetä viestejä tällöin eteenpäin.

Pakkaa ja suojaa salasanalla

Optiolla voit pakata lähetettävät raportit yhdeksi tiedostoksi, jolloin sähköpostisi koko pienenee. Voit lisäksi liitää aineistoosi salasanan, jolloin vastaanottaja ei voi avata raportteja, jos hän ei tiedä salasanaa. Salasana on kaikille vastaanottajille sama. Määritä salasana option alapuolella olevaan kenttään.

Kirjoita kaikille vastaanottajille yhteiset Otsikko- ja Viesti-tiedot: otsikkoteksti tulee sähköpostin otsikoksi ja vapaamuotoinen viesti välittyy kaikkien vastaanottajien sähköpostin viesti-kenttään.

Huom! rivinvaihto Viesti-kentässä tapahtuu Ctrl+Enter –näppäinyhdistelmällä. Pelkkä Enterin painallus käynnistää raporttien lähetyksen.

Kun olet määritellyt lähetettävät raportit, niiden kohderyhmät ja tulostusoptiot (kohdan Aineiston muoto mukaisesti), käynnistä raporttien lähetys painamalla OK. Ohjelma varmistaa toiminnon.

Varsinaisen lähetyksen yhteydessä varmistu, ettei Simuloi tulostus –optio ole valittuna.

Kun ohjelma on muodostanut aineiston, avautuu sähköpostin lähetys-ikkuna, jos Vahvista sähköpostin lähetys -optio on valittuna. Jos optio ei ole valittuna, ohjelma lähettää automaattisesti muodostetun tiedoston tai raportit määrittelemässäsi muodossa yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.

Edellä mainitut vaiheet jäävät pois, mikäli Vahvista tulostukset -optio ei ole valittuna.